Emisores
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En este fichero se registran los principales datos del sujeto o entidad de la que se van a emitir y gestionar las facturas. El programa puede gestionar la facturación de varios emisores o empresas y por ello al acceder a esta opción se presenta una base de datos en la que se pueden introducir múltiples emisores. Antes de realizar cualquier factura, recibo, etc. será necesario cumplimentar en esta base de datos una ficha con los datos del emisor.
Para realizar esta selección el programa mostrará un "browser" del fichero o lista de emisores y haciendo doble click con el ratón o pulsando
El funcionamiento del fichero de emisores, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.
Algunos de los ficheros utilizados en el programa son comunes a todos los emisores con el fin de evitar la duplicidad de información. Esto ocurre en ficheros como el de clientes, conceptos de facturación, proveedores y conceptos de gasto mientras que en los restantes ficheros y apartados del programa la información se gestiona individualmente según el emisor al que corresponda. Por ejemplo, una factura emitida se asigna siempre a la empresa que la emite y no a otros posibles emisores existentes en ficheros. Por este motivo, antes de acceder a muchos apartados y procesos del programa será necesario elegir el emisor con el que se desea trabajar.
Cuando se introducen o se modifican los datos de un emisor se despliega en pantalla una ventana con varias fichas o carpetas en las que se agrupan todos los datos del emisor. Para desplazarse por estas carpetas se puede hacer click con el ratón sobre las solapas que estas carpetas tienen en la parte superior o bien pulsando las teclas
Identificación
En esta carpeta se solicitan los datos de identificación del emisor: nombre o razón social, NIF y dirección. Las tres primeras casillas de este apartado: "Nombre Comercial/Código", "Nombre o Razón social" y "N.I.F./C.I.F." son de obligada cumplimentación para poder guardar en ficheros los datos del emisor.
Es aconsejable que los NIF se introduzcan siempre con 9 caracteres repartidos en 8 dígitos numéricos y una letra o una letra y ocho dígitos numéricos según sea el NIF de personas físicas o entidades jurídicas; de esta forma se garantizará que los datos se puedan pasar sin problemas a declaraciones fiscales o a su programa de contabilidad. En los NIF de personas físicas que tienen menos de 9 dígitos deberían añadirse tantos ceros por la izquierda como sean necesarios hasta que el NIF tenga 9 caracteres.
Las siglas de la calle (al introducir la dirección: AVDA, CALLE, PLAZA, AV, CL, PZ, etc.) que pueden seleccionarse se definen en un fichero auxiliar que el usuario puede modificar cuando lo precise. Lo mismo ocurre con las provincias y países. En todos estos campos el programa incluye las siglas y códigos admitidos actualmente por la Agencia Tributaria con el fin de facilitar la liquidación de impuestos si esta información se traslada luego a Gestión fiscal o a contabilidad.
Certificado digital. Al final de la solapa "Identificación" de la ficha de datos del Emisor será necesario seleccionar el Certificado digital utilizado para autenticarse al remitir datos a VeriFactu o para firmar las facturas electrónicas en formato "Facturae".
Existe la posibilidad de usar alguno de los Certificados digitales instalados en el almacén de certificados de Windows o bien, cargar y usar Certificados digitales desde un fichero tipo .PFX, .CER, .PEM, .P12, etc.
Si se utiliza alguno de los certificados del almacén de certificados de Windows solo será necesario usar el botón "Seleccionar" para que se muestre la lista de certificados encontrados y proceder luego a seleccionarlo pulsando la tecla
En el caso de utilizar el certificado digital ubicado en un fichero externo , el programa carga ese certificado en la base de datos de la aplicación para poder utilizar el certificado desde cualquier puesto de trabajo en el que se use el programa. Para realizar la carga del certificado será necesario indicar la contraseña requerida para hacer uso del certificado en la casilla "Clave". Los datos del certificado y su contraseña se almacencenan encriptados en la base de datos del programa.
El programa no permite seleccionar a la vez un certificado digital del almacén de certificados Windows y otro certificado digital cargado en la base de datos desde un fichero externo tipo .pfx, .der, .cer, .pem, etc. Será necesario elegir solo una u otra opción de autenticación.
Si se utilizan Certificados digitales del almacén de certificados de Windows, cada vez que se vaya a realizar la firma de alguna "Facturae" o la autenticación para el envío de registros de facturación a Verifacto, el sistema de manejo de Certificados de Windows puede requerir que se que se introduzca la contraseña del certificado. Por el contrario, si el certificado digital se carga desde un fichero externo (*.pfx, .der. cer. pem, etc.), esa contraseña ya se introduce en la ficha del Emisor en el momento de seleccionar y cargar el fichero de certificado digital y ya no será necesario volver a introducirla.
Facturación
En este apartado se introducen diversos datos para configurar la emisión de facturas:
- Es posible indicar un texto que aparecerá al pie de página de la factura. Este punto puede ser útil para imprimir por ejemplo los datos registrales del emisor. Esta línea se escribe en letra pequeña (7 puntos).
- En otro punto de este apartado se puede seleccionar una imagen o logotipo que saldrá en la parte superior derecha de la factura. El programa admite ficheros de imagen en formato "bmp", "jpg" y "gif". Esta imagen se mostrará ajustada a un recuadro de 338x143 pixels. Es aconsejable que los ficheros de imagen utilizados tengan un tamaño no demasiado grande puesto que cuando mayor sea su tamaño, más tardará en procesarse el envío por e-mail o su posterior impresión.
- Marcando la casilla "Visualizar los datos del emisor en la factura", el nombre y dirección del emisor se incluirán en la parte superior izquierda de la factura.
A la hora de enviar las facturas por e-mail, el programa genera las facturas en formato PDF con un diseño preestablecido en el que sólo se pueden configurar los datos indicados en los puntos anteriores: texto pié de página, logotipo, etc. No obstante, si en el apartado "Fichero de formato de impresión de facturas", correspondiente a cada SERIE de factura, se ha indicado algún formato de impresión de facturas propio del usuario, el programa generará los ficheros PDF utilizando ese formato de impresión que normalmente será el mismo formato utilizado en la impresión en papel.
También es posible establecer el próximo número de expediente y si se desea asignar una numeración automática al grabar nuevos expedientes.
Puede consultar también el apartado "Adaptación a las normas SEPA" de esta documentación para ampliar la información relativa a los códigos IBAN, BIC/SWIFT, mandatos y otras cuestiones relativas a la adaptación a las normas SEPA que son necsarias para la emisión de adeudos a partir del 1 de febrero de 2014.
Los datos solicitados para introducir una forma de pago son los siguientes:
En los antiguos formatos de recibo CSB 19 y CSB 58 el emisor podía incluir una descripción de 8 líneas y 80 caracteres por línea pero en los nuevos formatos de emisión de adeudos SEPA esta descripción es mucho más breve admitiendo solamente 140 caracteres.
En estos 140 caracteres se puede introducir una descripción fija aunque el programa contempla también la introducción de algunas “variables” o textos que se van a reemplazar al emitir los recibos para incorporar datos que permitan identificar la fecha y datos de cada factura. Al generar cada recibo, el programa reemplazará dichas variables por los datos concretos de cada factura. Las variables que se pueden incluir en este texto son las siguientes: #FECHA# #SERIE# #NUMERO# #EMISOR#. Los nombres de estas variables tienen que ir escritos en letras mayúsculas y encerrados entre el signo “#”. Por ejemplo, se podría introducir un comentario como el siguiente: “#EMISOR# Factura: #SERIE# #NUMERO# de fecha: #FECHA#” y con este comentario, si al generar la remesa de recibos se ha de incluir el adeudo de la factura de serie “A”, número “1040”, de un emisor llamado ”CONSULTORIA CIMENT, S.L.” y emitida el día 15/02/2014, el programa reemplazará las variables del comentario dando como resultado la siguiente descripción: ”CONSULTORIA CIMENT, S.L. Factura: A 1040 de fecha: 15/02/2014”.
En el apartado "Facturas electrónicas en formato FACTURAE" de esta documentación puede encontrar más información sobre la emisión de facturas electrónicas en formato Facturae 3.2.
En algunas ocasiones se requiere la generación de varias remesas de facturas en el mismo mes, por ejemplo para facturar a clientes que realizan sus pagos sólo a primeros o a últimos de mes o en unas fechas concretas; en otros casos es necesario emitir dos o más facturas periódicas en el mes según el tipo de conceptos a facturar. Para resolver estas situaciones podrían crearse varias formas de pago que realmente correspondan a una misma cuenta bancaria del emisor y que simplemente se usarán para diferenciar los distintos tipos de facturación o los distintos plazos en los que se van a generar las facturas. En la ficha de forma de pago se podrían introducir los mismos datos cambiando solamante la descripción o nombre de esa forma de pago. No obstante, estos casos también se podrían gestionar usando distintas series para cada tipo de facturación o usando distintos tipos de facturación.
Enlaces
En este apartado se guardan varios datos que el programa necesita para poder exportar los asientos contables a algunas aplicaciones de contabilidad con las que se enlaza y a ficheros de texto tipo ASCII. En este proceso de exportación se generan los asientos contables y se guardan en unos ficheros intermedios con el formato requerido por cada programa de contabilidad.
En el primer punto se debe seleccionar el programa de contabilidad para el que se van a generar los asientos. Actualmente se exportan datos al programa de Contabilidad IRANON, a CONTAPLUS de SAGE, Diconta DIAMANTE vers. 3 de DIMONI, CONTAPRO 2000 de Softnix Informática, a CONTASOFT 2000 de Distrito-K y a ficheros de texto tipo ASCII con formato SDF.
Además de seleccionar el programa, será necesario especificar la ruta o directorio en el que se van a exportar los datos. En el proceso de exportación se generan varios ficheros en el directorio o carpeta especificado y con el formato requerido para el programa de contabilidad seleccionado. Estos asientos se guardan en ficheros intermedios; no se introducen directamente en los ficheros del programa de contabilidad por los riesgos que entrañaría manipular los datos de otra aplicación. Por este motivo, después de exportar los datos en Facturación será necesario importar los datos desde el programa de contabilidad para que incorporen los asientos al diario.
Otra información requerida para enlazarse con algunos programas de contabilidad es el código de empresa o código de la contabilidad para la que se exportan los datos. Normalmente este código será un número de dos o tres dígitos que corresponderá con el código que se usa en el programa de contabilidad para seleccionar la empresa.
En la parte inferior de este apartado se solicitan los números de cuenta y las descripciones que se utilizarán al exportar los asientos a contabilidad. Se solicitan las subcuentas de ventas, IVA, retenciones, compras, etc. Sólo será necesario cumplimentar aquellas subcuentas que estén implicadas en las facturas a exportar.
Los números de cuenta deberían introducirse al mismo número de dígitos que se utilicen en contabilidad. Por ejemplo, si en contabilidad se trabaja con un desglose de subcuentas a siete dígitos, en esta aplicación también deberían indicarse todos los números de cuenta a siete dígitos para que el programa de contabilidad acepte sin problemas los asientos generados.
El número de cuenta de ventas introducido en este apartado se usará por omisión en todas las facturas generadas aunque también es posible especificar un número de cuenta distinto para cada concepto a facturar (en el fichero de Conceptos) y para cada factura emitida (en el fichero de Facturas emitidas).
Además de indicar los códigos de las cuentas contables de ventas, IVA / IGC, retenciones, etc. se puede introducir la descripción o texto que se ha de reflejar en el asiento. Si en estos textos se desea incluir el nº de factura se puede introducir el carácter "#" allí donde deba figurar dicho número. Por ejemplo si como descripción de la cuenta de ventas se indica el texto: "Ntra. Factura nº #", el programa, al generar los apuntes, pondrá este texto substituyendo el carácter# por el número de factura que corresponda en cada asiento. De la misma forma, en muchos casos se precisará indicar en la descripción el porcentaje de IVA o IGIC aplicado. En este caso se puede incluir el carácter "%" allí donde deba salir. Si se indica por ejemplo el texto "%% de IVA" en los apuntes esta línea sería substituida por "16% de IVA" (suponiendo que el tipo de ese apunte fuera el 16%).
Seguridad
En este punto del programa pueden establecerse bloqueos o restricciones de acceso a los datos para garantizar su privacidad o evitar que sean modificados después de una determinada fecha.
Bloquear el acceso a los datos a partir de una fecha puede evitar que las facturas y demás datos sean modificados por error. Los datos se pueden visualizar pero no se pueden modificar ni introducir nueva información. Este bloqueo no afecta a los usuarios que tengan privilegios de Administrador.
Además del bloqueo por fechas explicado anteriormente, el programa permite también restringir el acceso a los datos de un Emisor sólo a algunos usuarios. En este caso se marcará la casilla "Activar bloqueo..." y se especificarán los nombres de los usuarios que podrán trabajar con este Emisor.
VERIFACTU
En la solapa "VERIFACTU" de la ficha de datos de cada Emisor se solicitan los principales datos necesarios para expedir facturas en formato VeriFactu.
En el bloque "Configuración por defecto para facturación" se solicitan algunos datos que luego se usarán por defecto al realizar facturas:
En el caso de IVA se contemplan las siguientes claves:
En IGIC se contemplan las siguientes claves:
Se pueden usar las siguientes variables: #FECHA# #FECHA.MES# (mes con traducción de la fecha) #FECHAOPERACION# (fecha de la operación de la factura) #FECHAOPERACION.MES# (mes de la Fecha de operación que esté informada en la factura) #SERIE# #NUMERO#
Además de la información que se registra en la ficha de datos del emisor, también es posible realizar otras anotaciones que se precisen en un bloc de notas que el programa facilita y al que se puede acceder pulsando la tecla
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sobre un emisor se podrá acceder a sus datos.
y 
. Según la carpeta que esté seleccionada se mostrarán en la pantalla unos datos u otros que conforman la ficha del emisor. En los siguientes párrafos se relacionan estas carpetas y su contenido:
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