Exportar el Libro registro de Bienes de inversión para la AEAT

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El programa incorpora la posibilidad de exportar el Libro registro de Bienes de inversión del IVA y del IRPF en el formato de presentación definido por la Agencia Tributaria para atender Requerimientos de las oficinas de gestión tributaria.

 

En este proceso se generan ficheros tipo hoja de cálculo Excel o en formato CSV (ficheros de texto plano) con las columnas y formato establecido por la AEAT. Estos ficheros se obtienen desde el menú principal del programa, en la opción, "Herramientas", "Informes", "Formato Electrónico AEAT Libro Registro Bienes Inversión"...

 

 

Al ejecutar esta opción se abre una ventana en la que se pueden establecer diferentes filtros para elegir la información que se va a incluir en el Libro registro de Bienes de inversión. Es necesario indicar la Empresa de la que se quiere obtener el Libro registro. También se solicita la Actividad económica de la que se quiere obtener el Libro. Si no se selecciona un activida concreta, se incluirán en el mismo libro los Bienes existentes en todas las actividades.

 

También es posible seleccionar un Bien concreto aunque, lo normal sera dejar esa casilla en blanco para que se incluyan en el Libro registro todos los Bienes de la Empresa y Actividad seleccionada.

 

 

En la casilla "Orden de impresión" se puede elegir el orden en el que los Bienes serán relacionados dentro del Libro registro. Es posible seleccionar que los datos salgan ordenados por el Código del Bien, o por Fecha de compra, por Fecha de puesta en servicio, por Cuenta de Activo, por Ubicación del Bien, etc.

 

Es obligatorio indicar la "Fecha inicial" y Fecha final" entre las que se quiere obtener los datos a incluir en el Libro registro de Bienes de inversión.

 

En esta ventana existe también la posibilidad de filtrar los Bienes a incluir en el Libro registro por otros campos como "Fechas de compra", "Fechas de puesta en servicio", "Fechas de baja", por Cuenta de Activo, por Ubicación del bien, etc

 

Después de pulsar el botón "Aceptar" en la pantalla anterior, el proceso de generación del Libro de Bienes de inversión muestra una ventana que permite configurar la hoja de cálculo o fichero CSV a generar. En esta ventana se pueden indicar los campos o tipos de datos a incluir en las diferentes columnas de la hoja de cálculo. Las columnas de la hoja de cálculo se identifican por su "letra" y esa letra tiene que ir encerrada entre llaves: "{ }".

 

Teniendo en cuenta que el formato de presentación de Libros registro de Bienes de inversión solicitado por la Agencia Tributaria para atender los requerimientos de gestión tributaria de IVA e IRPF es un formato fijo y debe contener cada dato en una columna ya preestablecida. El programa ya incorpora por defecto la configuración de columnas y contenido requerido para la presentación del libro por lo que, en esta ventana de exportación, normalmente no debería modificarse nada y sólo será necesario pulsar el botón "Exportar" para generar la hoja de cálculo o fichero CSV del Libro registro...

 

 

En la parte superior de la ventana de configuración existen botones para grabar y cargar una "Plantilla" de esta configuración por si se quisieran hacer modificaciones y dejarlas configuradas para otras ocasiones. No obstante, puede ser aconsejable respetar la configuración que incluye el programa ya por defecto puesto que es la configuración de columnas y datos que requiere la Agencia Tributaria.

 

En la configuración de columnas a exportar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, si el campo "valor de adquisición" tiene que ir en la columna “G” de la hoja de cálculo, en la configuración de la importación se escribiría “{G}” en la fila de ese campo: “Valor Adquisición”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.

 

Por defecto las columnas de importes no se totalizan puesto que la Agencia Tributaria no lo solicita en las especificaciones de presentación. No obstante, en la ventana de configuración de la exportación existe una columna "Totalizar". Si esa columna se marca con una "X" o con un "SI", al generar el fichero de hoja de cálculo, se realizará la suma o total de esa columna. Por ejemplo, si en la columna "G" donde va el importe "Valor Adquisición" se graba una "X" en la columna "Totalizar"...

 

 

en la hoja de cálculo del Libro registro, al final de la columna "G" se anotará el total de esa columna "Valor Adquisición".

 

Pulsando el botón "Exportar" se genera el fichero de hoja de cálculo con los datos del Libro registro de Bienes de inversión de IVA e IRPF. En ese momento el programa mostrará una ventana de diálogo para seleccionar la carpeta y nombre de fichero que se debe generar y el formato a utilizar (Excel o CSV)...

 

 

En la parte inferior de la ventana de diálogo se puede seleccionar el "Tipo" o formato de ficheros a utilizar. Es posible generar los libros en formato Excel (XLS y XLSX) o en formato CSV...

 

 

Si se elige el tipo "Ficheros Excel (*.xls y *.xlsx)", el programa genera el libro registro en formato Excel XLS y, si el equipo tiene instalada la aplicación Microsoft Excel (versión 2007 ó posterior), genera también el libro en formato XLSX. Si el equipo no tiene instalada una versión de Microsoft Excel 2007 ó posterior, se genera únicamente el formato XLS.

 

El formato CSV es otro de los formatos de fichero admitidos por la Agencia Tributaria para la presentación de libros registro de Bienes de inversión atendiendo requerimientos de IVA e IRPF. Los ficheros CSV son ficheros de tipo "texto plano" que se pueden abrir con cualquier editor de texto o con cualquier aplicación de Hoja de cálculo.

 

El programa propone grabar la hoja de cálculo en un fichero con la nomenclatura que indica la Agencia Tributaria en las especificaciones de presentación de Libros registro de Bienes de inversión. Estos nombres de fichero se forman utilizando los siguientes datos: Ejercicio + NIF + "W" + Nombre del sujeto pasivo. Por ejemplo, si se tratase del libro registro de Bienes de inversión del ejercicio 2019 correspondiente al sujeto pasivo "PEREZ ALONSO, JOSE MANUEL" con NIF "15789502W", la hoja de cálculo se grabaría con el nombre: "201915789502WWPEREZ ALONSO, JOSE MANUEL.XLS" (en lugar de la extensión ".XLS", este fichero también puede tener las extensiones ".XLSX" o ".CSV" cuando se trata de hojas de cálculo grabadas en estos otros formatos).

 

Actualmente la página web de la Agencia Tributaria que se utiliza para presentar telemáticamente ficheros y documentos atendiendo a requerimientos de información, no permite seleccionar hojas de cálculo en formato XLS (formatos Excel 2003 y anteriores). Para enviar hojas de cálculo XLS se podrían comprimir en un archivo ZIP (que es uno de los tipos de fichero que admite esta página web), o bien, presentarlos en formato XLSX (para que el programa genere este formato es necesario que el equipo tenga instalada alguna aplicación Excel vers. 2007 ó posterior) o bien, remitirlos en formato CSV.

 

Los ficheros XLS, XLSX o CSV generados en este proceso con la información de los libros registros se abren automáticamente al terminar este proceso con el programa que esté asociado en el sistema para abrir esos formatos de archivo (Microsoft Excel, LibroOffice, OpenOffice, etc.).

 

A continuación se muestra la imagen de los Bienes de un sujeto pasivo y actividad que luego se va a exportar al formato Excel o CSV solicitado por la Agencia Tributaria...

 

 

En la siguiente imagen se muestra la parte inicial de las columnas y datos que se han generado en la hoja de cálculo...

 

 

y en la siguiente imagen se pueden ver otras columnas incluidas también en la hoja de cálculo...

 

 

En la hoja de cálculo del Libro registro de Bienes de inversión que se genera para entregar a la Agencia Tributaria se incluyen las siguientes columnas de datos:

 

•Autoliquidación - Ejercicio,
•Autoliquidación - Periodo,
•Tipo de Bien. Este dato se solicita en la ficha de cada Bien y puede tener alguno de las siguientes claves que contempla la Agencia Tributaria en la presentación digital de los Libros registro de Bienes de Inversión:

10 - Bienes Inmobiliarios, alternativamente se podrá consignar en su lugar:

11 - Terrenos

12 - Edificaciones y Construcciones

20 - Bienes Materiales, alternativamente se podrá consignar en su lugar:

21 - Maquinaria

22 - Elementos de Transporte

23 - Ordenadores y otros equipos informáticos

24 - Mobiliario

25 - Instalaciones

29 - Otro Inmovilizado Material

30 - Bienes Intangibles, alternativamente se podrá consignar en su lugar:

31 - Patentes y Marcas

32 - Derechos de Traspaso

33 - Aplicaciones Informáticas

39 - Otro Inmovilizado Intangible

 

•Descripción del Bien - Identificador. En esta columna el programa graba el contenido de la casilla "Descripción - Identificación del bien" de la ficha de cada Bien.
•Descripción del Bien - Literal. En esta columna se graba el campo "Ubicación - Otros atributos del bien".
•Fecha Inicio Utilización. En esta columna se graba la fecha de puesta en servicio.
•Valor Adquisición.
•Valor Amortizable.
•Método de Amortización. Este dato se solicita en la ficha de cada Bien y puede tener alguno de los siguientes valores:

01 - Sistema de amortización lineal según tablas.

02 - Sistema de amortización según porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortización

03 - Sistema de amortización según número dígitos.

04 - Planes de amortización

05 - Depreciación efectiva probada fehacientemente

06 - Libertad de Amortización

07 - Amortización Acelerada

 

•Porcentaje de Amortización
•Amortización Acumulada al Inicio del ejercicio
•Amortización del Ejercicio
•Amortización Pendiente
•Fecha Expedición de la factura de compra del Bien
•Identificación factura del Expedidor - Serie-Número. Se indicará el número de factura asignado por el proveedor del Bien. En el caso de que la anotación corresponda a un asiento resumen de varias facturas, en esta casilla se indicará el número de la primera factura de las incluidas en el asiento resumen,
•Identificación factura del Expedidor - Número Final. En el caso de que la anotación corresponda a un asiento resumen de varias facturas, en esta casilla se indicará el número de la última factura de las incluidas en el asiento resumen.
•Número Recepción o número de documento asignado al recibir la factura para su clasificación. Si la operación se ha registrado como un asiento resumen de varias facturas, se indicará el primer número de documento de los utilizados.
•Número Recepción Final. Si la operación se ha registrado como un asiento resumen de múltiples facturas, en esta casilla se indicará el último número de documento o último número de recepción de los utilizados en el registro de esta operación.
•NIF Expedidor - Tipo de NIF. Si el país de residencia del proveedor o expedidor es España, se utilizará como tipo de Identificación el NIF/NIE y este campo quedará en blanco. En los demás casos el tipo de NIF puede tener alguno de los siguientes valores que se toman de la ficha del Bien:
•02 - NIF-IVA intracomunitario.
•03 - Pasaporte.
•04 - Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia.
•05 - Certificado de Residencia.
•06 - Otro documento probatorio.

 

•NIF Expedidor - Código País. En esta columna se grabarán las letras identificativas del País de residencia del proveedor del Bien y sólo se rellena si el país del proveedor es diferene a España.
•NIF Expedidor - Identificación. Se indicará el NIF del proveedor al que se ha adquirido el Bien de inversión. Si se trata de un expedidor extranjero, en esta casilla se puede indicar el NIF-IVA intracomunitario, el número de Pasaporte, Certificado de residencia, etc.
•Nombre Expedidor. Nombre o razón social del proveedor del Bien.
•Año de Inicio de Utilización - Base Imponible. En esta columna el programa graba el Valor de adquisición.
•Año de Inicio de Utilización - Tipo de IVA. En esta columna se refleja el porcentaje de IVA aplicado en la operación de compra o adquisición del Bien.
•Año de Inicio de Utilización - Prorrata Definitiva correspondiente al año de adquisición o de puesta en servicio del Bien.
•Año de Inicio de Utilización - Cuota Deducible. Si se ha indicado un porcentaje de prorrata, el programa aplicará ese porcentaje a la cuota de IVA para calcular la cuota deducible de ese ejercicio inicial.
•Regularización Anual - Prorrata Definitiva de cada ejercicio. Durante los 4 ejercicios posteriores al año de puesta en servicio o adquisición del Bien (o durante los 9 ejercicios siguientes si el Bien es un terreno o un inmueble) se deberá calcular la regularización del IVA deducible cuando entre el porcentaje de prorrata definitivo del ejercicio inicial y porcentaje de prorrata definitivo de cada ejercicio haya más de 10 puntos de diferencia. En cada año que se produzca esta variación de más de 10 puntos hay que aplicar una regularización hallando la diferente entre la cuota de IVA deducida en el año de adquisición o puesta en servicio del Bien y la cuota de IVA que se habría podido deducir con la prorrata definitiva de cada ejercicio y, esa diferencia de cuotas se dividiría entre 5 (ó entre 10 en el caso de Terrenos/Inmuebles) para hallar el importe de regularización que correspondería hacer en cada ejercicio. Este procedimiento de Regularización viene detallado en los artículos 107 a 110 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. El programa incluye en la ficha del Bien una tabla para registrar los datos de regularización del IVA que son los que se van a grabar en estas columnas al generar el Libro registro de Bienes de inversión.
•Regularización Anual - Cuota Deducible. Este importe se toma del que el usuario haya introducido en la tabla de regularización de cuotas en la ficha del Bien. En esta columna se registrará la cuota de IVA deducible que le habría correspondido al Bien si en el ejercicio de puesta en servicio o adquisición la prorrata definitiva a aplicar hubiese sido la prorrata definitiva del ejercicio actual.
•Regularización Anual - Regularización Definitiva. A esta columna el programa traslada el importe, positivo o negativo, resultante de la regularización que el usuario haya registrado en la ficha del Bien, en la tabla de regularización del IVA. Este importe debería ser una quinta parte de la diferencia entre la cuota de IVA deducible aplicada en el ejercicio de puesta en servicio o adquisición del Bien y la cuota de IVA deducible que le hubiera correspondido con la prorrata definitiva del ejercicio actual. En el caso de que el Bien sea un terreno o inmueble, se aplicaría una décima parte de esa diferencia de cuotas deducibles.
•Baja del Bien - Fecha de baja.
•Baja del Bien - Causa de baja. En esta columna se trasladará la clave de "Causa de Baja" que se haya indicado en la ficha del BIen y que puede tener alguno de los siguientes valores:

01 - Amortización total

02 - Venta o transmisión

03 - Deterioro o destrucción

04 - Retirada del bien por obsolescencia

05 - Pérdida

06 - Robo

99 - Otras causas diferentes a las anteriores

 

•Identificación de la Factura de Transmisión del Bien - Serie. Se indicará la Serie de facturas en la que se ha registrado la venta del Bien cuando la causa de baja sea la "02" por Venta o transmisión.
•Identificación de la Factura de Transmisión del Bien - Número. Se indicará el número de factura de la venta del Bien. En el caso de que la anotación corresponda a un asiento resumen de varias facturas, en esta casilla se indicará el número de la primera factura de las incluidas en el asiento resumen,
•Identificación de la Factura de Transmisión del Bien - Número Final. En el caso de que la anotación corresponda a un asiento resumen de varias facturas, en esta casilla se indicará el número de la última factura de las incluidas en el asiento resumen.

 

 

Mensajes de error que pueden aparecer al generar los Libros registro

 

Si realiza varias veces la exportación de los Libros a un mismo fichero XLS, XLSX o CSV, ese fichero debería estar cerrado para que el programa pueda escribir nuevamente su contenido. Recuerde que el programa abre automáticamente el fichero al terminar la exportación con el visor de hojas de cálculo que tenga instalado en su equipo (Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice, etc.). Si se elige un fichero de salida que está abierto, obtendrá un error de tipo "Infracción de recurso compartido"...