Importación de Hojas de cálculo con Asientos o Facturas

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Esta opción del programa se encuentra en el menú "Diario", "Utilidades",  "Importación Hoja de Cálculo Asientos Facturas" y permite importar asientos o datos de facturas desde ficheros de Hoja de cálculo tipo Excel, LibreOffice u OpenOffice.

La opción "Importación de Hojas de cálculo con Asientos Facturas" puede introducir en la contabilidad datos de Asientos o Facturas procedentes de otras aplicaciones y hojas de cálculo y esto significa que la contabilidad puede resultar alterada al añadirle masivamente información de asientos, facturas, clientes, proveedores, tipos de IVA, etc. Es IMPORTANTE que antes de realizar cualquier importación de datos con esta opción disponga de una COPIA DE SEGURIDAD de la contabilidad en la que se van a cargar los datos para poder recuperarla en el caso de que la importación no se realice correctamente. La importación podría realizarse incorrectamente por cualquier error en la configuración de las columnas y datos que se deben importar desde la hoja de cálculo. Algunos datos como pueden ser la definición de subcuentas o las fichas de clientes y proveedores ya no se volverían a importar en el caso de que ya existen en la contabilidad y eso significa que para volver a importar esos datos habría que borrarlos manualmente o restaurar una copia de la contabilidad anterior a la importación.

Al inicio de esta importación se muestra una ventana en la que es necesario ir configurando algunos aspectos de la importación que se indican a continuación:

Tipo de datos a importar. El primer paso de esta importación será indicar el tipo de datos que tiene la hoja de cálculo que se va a importar eligiendo alguna de las siguientes opciones:

Otros parámetros que hay que configurar en la importación son:

En el siguiente paso de este proceso de importación se muestra una ventana en la que se puede seleccionar la hoja de cálculo que se quiere importar y configurar las columnas de la hoja de cálculo que contienen cada dato. Esta configuración se puede dejar guardada en fichero de "Plantilla" que permita hacer posteriormente otras importación del mismo tipo de hoja de cálculo.

En esta ventana de configuración hay que indicar los siguientes datos:

Las líneas que salen resaltadas en color rojo en la ventana de configuración, son datos de configuración obligatoria, es decir, el proceso de importación no continuará si no se configura la columna de la que se importarán estos datos. Se solicitan de esta forma campos como el "Tipo de Datos" a importar (asientos o facturas), el "Tipo de asiento" (General, Rectificativo, Apertura, Regularización, etc.), el código de "Subcuenta" o la contrapartida. Otros datos no son inprescindibles en la importación pero sí puede ser aconsejable su importación para que luego los programas puedan realizar declaraciones fiscales o imprimir los Libros. Por ejemplo, el número de factura, la razón social del cliente/proveedor o el NIF porque son datos imprescindibles para el registro de las facturas. Otro caso sería el del campo "Código Postal" de los clientes/proveedores que, aunque a nivel contable no sea un dato obligatorio, los programas utilizan los dos primeros dígitos del Código Postal para obtener el Código de Provincia que se requiere en declaraciones como los modelos 347, 349, 190, 180, 193, etc.

En la configuración de columnas a importar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, en una importación de facturas emitidas, si el NIF del cliente está en la columna “A” de la hoja de cálculo, en la configuración de la importación se escribiría “{A}” en la fila “Contraparte NIF”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.

Es posible combinar o incluir dos o más columnas en un mismo campo escribiendo las letras de todas las columnas que se quieran importar al mismo campo. Por ejemplo, si la columna "B" de la hoja de cálculo contiene los apellidos del cliente/proveedor o la razón social y en la columna "C" se almacena el nombre de clientes tipo "persona física", se podría escribir “{B}{C}” en la fila "Contraparte Nombre" y, al importar, el programa unificaría en ese campo el contenido de las columnas “B” y “C” juntando en el mismo campo los apellidos y el nombre.

Si se necesitan aplicar fórmulas de cálculo al hacer la importación, se puede escribir una máscara de importación que empiece por el signo “=”. Esto permite utilizar fórmulas matemáticas y ciertas funciones de programación que pueden resolver casos que requieran un tratamiento de la información al importar. Por ejemplo, si para obtener el campo “Base imponible” hay que sumar las columnas “F” y “G” de la hoja de cálculo, se podría poner la fórmula: “={F}+{G}”.

En la configuración de columnas se pueden introducir fórmulas matemáticas utilizando los operadores aritméticos con los signos utilizados habitualmente en informática: “+” (suma), “-” (resta), “*” (multiplicación) y “/” (división).

Por ejemplo, si el importe de las Retenciones obtenido de la hoja de cálculo se carga desde la columna “H” y ese importe viene en negativo y se necesita transformar a un valor positivo, se podría multiplicar por “-1” para obtener su valor en positivo con la fórmula “={H} * -1”

Al igual que en matemáticas, es posible utilizar “paréntesis” para establecer la prioridad de las operaciones, por ejemplo se podría escribir una fórmula como “=( {D} * 1000 ) / ( 3 + {AB} )” que hace varias operaciones aritméticas con los importes de las columnas "D" y "AB".

El programa trata como una fórmula matemática todas las columnas que empiecen por el signo “=” (igual). La identificación de las columnas se hace encerrando entre “{ }” (llaves) la letra o letras que identifican la columna en la hoja de cálculo. El resto de textos que se incluyan en la configuración de importación (y que no sean las letras de columnas o el signo “=”) se tratan como literales o “textos fijos” que se importarán tal cual en el campo. Por ejemplo, al importar una hoja de cálculo de facturas emitidas en la que no viene informado el "Concepto de Ingreso" al que corresponden las facturas y se quiere que se le asigne por defecto el código "Ntra. Factura", en la casilla de configuración del campo "Descripción Concepto" se indicaría ese texto "Ntra. Factura". Lo mismo podría ocurrir en cualquier otro campo, por ejemplo, si en la hoja no viene informado el "Código de país" de cada cliente/proveedor pero queremos que se le asigne por defecto el código "011" (España), en la casilla "Contraparte País" se podría escribir el texto "011".

La primera columna de esta ventana de configuración, "Tipo Datos (Asientos - Facturas I G)", está prevista para indicar el tipo de datos que se van a importar. En esa columna hay que indicar una de las siguientes letras que identifican el tipo de datos que contiene la hoja de cálculo y el apartado de IrConta en el que se van a cargar:

Este proceso de importación contempla la  carga de facturas con varios tipos de IVA / IGIC o Recargo de Equivalencia incluyendo para ello la configuración de hasta seis posibles líneas de factura que pueden registrar diferentes tipos de IVA / IGIC o Recargo.

En las filas de esta ventana de configuración donde se solicitan los códigos de subcuentas de IVA / IGIC y Recargo de Equivalencia se pueden utilizar alguno de los siguientes procedimientos cuando se importan datos de Facturas:

En la importación de facturas, en las casillas que se solicitan los códigos de subcuenta de Clientes o Proveedores también es posible utilizar alguno de los siguientes mecanismos:

Al importar hojas de cálculo con datos de Facturas, en las filas de esta ventana de configuración donde se solicitan los códigos de subcuentas de Retenciones se pueden utilizar alguno de los siguientes procedimientos cuando se importan datos de Facturas:

Lo mismo que se describía anteriormente se utiliza en otras casillas donde se solicitan los códigos de subcuentas de Cobros y Pagos.

Si los códigos de subcuenta indicados en esta configuración tienen una longitud inferior al número de dígitos máximo al que esté configurada la contabilidad en IRCONTA, el programa le agregará ceros por la derecha y, por el contrario, si el número de dígitos indicados en la configuración tiene más dígitos que los que tiene la contabilidad, se eliminarán los últimos dígitos de derecha a izquierda hasta ajustarlos al mismo número de dígitos a la que esté definida la contabilidad.

En la importación de Facturas, antes de comenzar el proceso de importación. el programa comprueba que las facturas que vienen en la hoja de cálculo no existan ya previamente grabadas en el Libro registro de IRCONTA. Esta comprobación se hace revisando los datos identificativos de la factura que son: Serie-Número y Cliente/Proveedor. Si las facturas ya existen en el Libro registro, este proceso indicará que no se van a importar para evitar su duplicidad.

En la importación de hojas de cálculo con datos en forma de Asientos contables no se hacen comprobaciones de si los asientos que se intentan importar ya existen en la contabilidad así que si se repitiese varias veces la importación de una misma hoja de cálculo, los asientos se duplicarían en el Diario.

Este sistema permite importar datos de facturas cuyos datos vengan repartidos en varias filas de la hoja de cálculo siempre que los datos identificativos de la factura (fecha, serie, número y cliente/proveedor) sean los mismos y siempre que esas facturas no estén ya grabadas en IRCONTA. Por ejemplo, si los datos de una misma factura vienen repartidos en varias filas de la hoja de cálculo porque la factura tiene varios tipos de IVA, de Recargo de Equivalencia o varios Cobros/Pagos, este proceso se encarga de registrar todos esos datos como una única factura en el apartado de Libros registro de IRCONTA.

Por ejemplo, si se quiere importar una hoja de cálculo con información de facturas emitidas con la siguiente forma...

En el menú "Diario", "Utilidades",  "Importación Hoja de Cálculo Asientos Facturas", el primer paso será indicar el "Tipo de datos a importar". En este caso, como se trata de facturas emitidas/ingresos, seleccionamos la opción "I  Libros Registro Facturas Ingresos"...

También hay que indicar el "Diario" de la contabilidad a la que se van a importar las facturas. En este ejemplo se ha elegido el "Diario General". Igualmente hay que elegir el "Tipo de asiento por defecto" que, en la mayoría de los casos será el el tipo "General". Las casillas que preguntan los números de asiento de Apertura, Regularización y Cierre no es necesario informarlas puesto que lo que se van a importar no son "asientos" sino que se trata de datos de tipo "facturas".

A continuación se abre la ventana en la que se configuran las columnas de la hoja de cálculo que contienen cada tipo de dato o algunas subcuentas que no vienen informadas en la hoja de cálculo pero que se van a necesitar para contabilizar las facturas...

Operaciones para importar la hoja de cálculo

Es aconsejable utilizar el botón "Prueba de lectura" para comprobar si hay alguna fila de la hoja de cálculo que no se va a importar porque falta en ella algún datos requerido. Algunas veces las hojas de cálculo tienen líneas de totales o de descripción en las últimas filas y esos datos, generalmente no se van a importar porque no tienen todos los datos requeridos ni corresponden exactamente a un Asiento o Factura. Por ejemplo, si se utiliza el botón "Prueba de lectura" con una hoja de cálculo como la que se muestra en la siguiente imagen que tiene una línea de "Totales" al final de la hoja...

en la ventana de "Vista previa" que se abre en esta prueba de lectura, se podría ver que la última fila no se va a importar porque hay algún campo marcado como "Error. Sin datos". Cualquier fila (factura o asiento) que tenga ese tipo de mensaje  de error, no será importada...

El programa realiza un chequeo previo de los datos antes de comenzar la importación e informa de los asientos o facturas que se pueden importar y de las filas que no se van a importar por faltarles algún dato o presentar cualquier problema...

En algunas ocasiones pueden aparecer errores porque el programa sólo carga en el Diario o en los Libros registro de facturas aquellas filas de la hoja de cálculo que tengan datos en todas los campos o datos obligatorios (filas señaladas en color rojo en la ventana de configuración de la importación) y rechaza la importación y da por incorrectas el resto de filas de la hoja de cálculo que puedan estar en blanco o tener en blanco alguno de estos datos obligatorios. Algunas veces los errores o líneas no importadas son debidos simplemente a que la hoja de cálculo tiene filas de "totales" al final de la hoja u otros datos que no corresponden exactamente a asientos o facturas.

Antes de empezar la importación el programa solicita conformidad al usuario...

A medida que se van importando los datos se muestra una ventana como la siguiente en la que se puede ver una barra de progreso que informa de la evolución de la importación...

Al terminar la importación, el programa muestra una ventana con información de las  facturas o asientos que se han importado y el número de errores o filas que no se han podido importar. En algunos casos, como el que se ve en la siguiente imagen, esta ventana también muestra información de las subcuentas de IVA que ha utilizado en cada asiento y que se ha asignado automáticamente en función del porcentaje de IVA que venía en la hoja de cálculo...

Accediendo al Diario (o a los apartados de "Libro registro de Facturas" en el caso de que se hayan importado Facturas) se podrían ver y modificar los asientos que se han importado desde la hoja de cálculo...

Consideraciones sobre la importación

Cuando se importan Asientos contables desde una Hoja de cálculo, el programa no controla si esos asientos existen ya en el Diario. Esto supone que si se realiza varias veces la importación de la misma hoja de cálculo o si alguno de los asientos a importar ya se ha grabado previamente, habría que borrar esos asientos antes de comenzar la importación para evitar que se dupliquen.

En el caso de importar Facturas, el programa utiliza la fecha, número de factura y contrapartida para saber si la factura ya está contabilizada y, en el caso de que se traten de importar facturas ya existentes en los Libros registro, se mostraría una ventana como la siguiente informando que las facturas que ya existen no se van a importar...

Si fuese necesario volver a importarlas porque en la hoja de cálculo hay algún cambio en sus datos, habría que proceder primero a borrar las facturas en IrConta antes de realizar la importación.

La importación de datos de los Clientes y Proveedores desde la hoja de cálculo sólo se realiza en el caso de que su NIF no exista previamente en el programa. Si el NIF del cliente/proveedor ya existe en la base de datos de la empresa, no se realiza la importación de sus datos desde la hoja de cálculo. Antes de hacer una importación de datos desde Hojas de cáclulo puede ser aconsejable siempre realizar una copia de seguridad de la base de datos de la empresa para que, en el caso de que se realice una importación incorrecta (por ejemplo, por configurar incorrectamente las columnas de la hoja de cálculo que contiene cada dato de los clientes/proveedores), se pueda restaurar rápidamente la contabilidad a su estado anterior.

En la importación de casillas o campos que en el programa tienen formato de tipo "check" (activado/desactivado), se puede grabar en la hoja de cálculo una letre "S" para marcar que se active esa casilla. Este caso ocurre en casillas como "Retención Especie" que registra si en la factura se incluyen Retenciones en especie. Por ejemplo, en la importación de la casilla "Retenciones Especie", si en la casilla de la hoja de cálculo desde la que se importen los datos viene una letra "S", en la factura se activará esa casilla en IrConta. Además de la letra "S" también se pueden utilizar el valor "TRUE" (verdadero) o una letra "T" o un número "1" o una letra "Y" (yes) o cualquier otro valor que empiece por la letra "S", "Y" o "N" (se podrían usar por ejemplo los valores "SI" y "NO"). Si en la hoja de cálculo esa casilla está vacía o contiene cualquier otra letra o valor diferente a los indicandos antes, el programa considerará que esa casilla tiene que estar desactivada.

En el campo "Contraparte Tipo Ident." (tipo de NIF o identificación del Cliente/Proveedor), en la hoja de cálculo deberían utilizarse los siguientes números o claves:

Las fichas de clientes y proveedores que se utilizan en los libros registro de facturas son comunes a múltiples declaraciones y apartados de los programas Iranon y, por este motivo, en la importación de facturas se puede configurar la importación de datos como los indicados anteriormente: tipo de NIF/CIF, tipo de personalidad o tipo de residencia fiscal, pero hay que tener en cuenta que estos datos no se usan de forma general en todas las declaraciones y puede que no necesite configurarlos e importarlos.

En la importación de facturas del RECC (Rég.Especial Criterio de Caja), si existen datos de los Cobros/pagos, en el campo "Pago - Medio" se pueden utilizar las siguientes letras y valores:

Antes de realizar la importación de asientos o facturas desde la hoja de cálculo, puede ser aconsejable realizar una COPIA DE SEGURIDAD de la base de datos de la empresa para poder restaurarla en caso de que surjan problemas si, por una configuración incorrecta de la importación, se cargasen datos incorrectos de forma masiva. Otra opción puede ser probar primero la importación utilizando una hoja de cálculo con un número reducido de asientos o facturas a importar para verificar que la configuración de columnas es la adecuada para el formato de la hoja de cálculo de la que se van a leer los datos.

Después de realizar una importación, es importante que revise en el Diario (o en el apartado "Libros registro de Facturas") que la importación ha sido correcta antes de utilizar estos datos en el cálculo de declaraciones, presentación de libros, etc.

A continuación puede descargar algunos ejemplos de Hoja de cálculo (ficheros en formato ".XLS" de Excel y formato ".ODS" de LibreOffice/OpenOffice) y los ficheros .XML que contienen la "plantilla" o configuración de la importación de esas hojas.

(*) Para descargar estos ficheros en su equipo puede hacer click con el botón derecho del ratón sobre el archivo a descargar y seleccionar luego la opción "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..." que le ofrecerá el navegador web.