Registro de facturas electrónicas

La facturación electrónica, también llamada "factura digital" o "e-factura", es una factura que se genera en ficheros informáticos firmados mediante algún certificado digital para garantizar su atenticidad y se remite al cliente a través de medios electrónicos como Internet, correo electrónico, etc.

La facturación electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel a efectos tributarios, siempre que se cumplan ciertos requisitos que garanticen su autenticidad, integridad y conservación. Estos requisitos se establecían principalmente en el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre (BOE 29/11/2003), por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA y en la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril (BOE 14/4/2007), que desarrollaba determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.

En la facturación electrónica el emisor tiene la obligación de remitir las facturas al cliente y conservar al menos la matriz de la factura (la matriz de una factura es el conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas) y el cliente que recibe una factura digital tiene la obligación de conservar los ficheros de las facturas electrónicas tal cual los recibe. Estas obligaciones tanto del emisor como del cliente se pueden encargar o ceder a terceros.

Hay que tener en cuenta que el cliente receptor de facturas electrónicas tiene obligación de conservar el fichero original de la e-factura durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria (salvo que opte por su impresión y conservación en papel siguiendo en el procedimiento descrito en el artículos 8 de la Orden EHA/962/2007 que permite imprimir las facturas digitales recibidas junto con la firma correspondiente utilizando códigos de barras de tipo PDF-417 para conservarlas en papel).

Los programas Iranon que gestionan Libros registro de facturas emitidas o recibidas permiten registrar junto con la anotación de cada factura el fichero correspondiente a esa factura digital recibida o expedida.

La gestión de facturas electrónicas requiere tener conexión a Internet para verificar la autenticidad y validez de la firma electrónica puesto que se necesita verificar que el certificado digital con el que se ha realizado la firma no está caducado o revocado, etc.

Las facturas electrónicas registradas se archivan en la base de datos del programa Iranon para poder visualizarla o verificarla en cualquier momento.

En la parte superior de la pantalla de las facturas existe un botón que permite acceder a las funciones necesarias para realizar el registro en el programa las facturas electrónicas. A continuación se describen estas funciones:

•

Leer e-factura. Esta opción permite archivar en el programa el fichero de la factura digital que se está registrando en el Libro registro de facturas. En esta operación se buscan por defecto ficheros con la extensión ".F64" que es la más habitual en la e-factura. La factura digital se archivará en la base de datos del programa Iranon. Esta opción sólo permite cargar un fichero de cada factura que será lo más habitual cuando la factura y su firma se graban en el mismo fichero. Antes de cargar el fichero se realizará su verificación y si la factura o su firma no es válida, la factura no será introducida en la base de datos (esta verificación se realiza a través de Internet utilizando el sistema de validación que ofrece la Agencia Tributaria).

•

Verificar e-factura. Esta operación verifica que la factura generada es válida jurídicamente. Para hacer esta comprobación se conecta a la web de la Agencia Tributaria que comprueba si la firma y el certificado digital usado en la firma estaban en vigor en el momento en el que se generó la e-factura. Según la Orden EHA/962/2007 es obligatorio verificar la validez de todas las facturas que se reciban digitalmente.

•

Visualizar e-factura. Mediante este botón el programa procederá a descodificar la factura electrónica registrada e intentará visualizarla en pantalla. En algunos casos esta visualización no será posible porque hay que tener en cuenta que la facturación electrónica se puede realizar utilizando formatos de fichero genéricos tipo: PDF, XML, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc., pero también se pueden utilizar formatos de fichero específicos de cada emisor. Si no se trata de algún formato genérico, el sistema operativo no encontrará normalmente la aplicación con la que tiene que visualizar la factura. En esos casos el emisor tiene que facilitar a sus clientes el correspondiente programa o sistema para descodificar, verificar y visualizar las facturas electrónicas.

•

Guardar e-factura. Esta opción permite exportar la factura a un fichero. En esta operación se leén los datos de la factura que están almacenados en la base de datos, en el Libro registro de facturas, y guarda esa factura en la carpeta que se le indique. Habitualmente las facturas electrónicas suelen tener la extensión ".F64" en el nombre del fichero.

•

Borrar e-factura. La factura electrónica recibida sólo se puede cargar una vez en el programa y este botón permite borrar un fichero de factura electrónica cargado anteriormente con lo que luego ya se podría cargar otro fichero distinto si se precisa. El fichero de factura electrónica se almacena en la base de datos junto con la anotación o registro de la factura que se ha grabado en el programa Iranon. Mediante esta función el programa borra la factura electrónica asociada o cargada para la factura pero no elimina la anotación de la factura en el libro registro.

Ver también...