Conciliación bancaria

 

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Esta opción permite importar y procesar en el programa de contabilidad los ficheros de movimientos bancarios que facilitan las entidades bancarias con los cobros y pagos registrados en la cuenta bancaria en un determinado periodo para contrastar estos datos con los cobros/pagos registrados en la contabilidad y para agilizar el proceso de contabilización de estos datos.

 

Las entidades bancarias pueden facilitar estos movimientos en el formato CSB 43 (también llamado "Norma 43" o "Cuaderno 43" de la Asociación Española de Banca).

 

El programa también puede importar los movimientos bancarios desde ficheros de Hoja de cálculo tipo Excel o tipo LibreOffice/OpenOffice que facilitan habitualmente las entidades bancarias.

 

La conciliación bancaria se realiza desde la opción "Diario", "Utilidades", "Conciliación bancaria" del menú principal del programa.

 

 

En este proceso de conciliación se podrían diferenciar tres pasos:

 

1.Carga del fichero de movimientos facilitado por el banco, bien sea en formato "Norma 43" o en formato Hoja de cálculo Excel.
2.Conciliar o comparar la información facilitada por el banco con la información existente en el Diario de la contabilidad.
3.Añadir o generar los asientos contables para registrar los movimientos informados por el banco que no están todavía en la contabilidad.

 

 

Paso 1 - Carga del fichero de movimientos facilitado por el banco

 

 

La carga de un fichero de movimientos bancarios es un poco diferente dependiendo de si los datos vienen en formato Norma 43 o en una hoja de cálculo Excel. En los siguientes apartados se describen los pasos para realizar la importación de ambos tipos de fichero.

 

 

Cargar un fichero de movimientos tipo Norma 43

 

Para poder realizar la conciliación bancaria con un fichero de tipo Norma 43 será necesario que, en contabilidad, en  la ficha de la subcuenta del banco estén anotados los 20 dígitos de la cuenta bancaria (CCC)...

 

 

Los ficheros facilitados por los bancos según la Norma 43 son archivos de texto plano tipo SDF (posiciones fijas) que siguen una estructura establecida por las asociaciones de entidades bancarias. Si abrimos uno de estos ficheros con el "Bloc de Notas" de Windows tendrán un aspecto similar al siguiente...

 

 

 

Pulsando el botón "Importar movimientos CSB43" se pueden leer los ficheros de movimientos bancarios de tipo Norma 43 o Cuaderno 43 del Consejo Superior Bancario y la Asociación Española de Banca.

 

Al pulsar este botón se abrirá una ventana que permite seleccionar el fichero de movimientos bancarios a procesar. Una vez seleccionado el archivo se podrán ya visualizar los movimientos en pantalla.

 

 

Hay que tener en cuenta que si se realiza varias veces esta importación, los movimientos aparecerán repetidos ya que el programa no sobreescribe los datos existentes al importar un fichero nuevo (existe un botón que permite borrar los movimientos cargados en esta ventana).

 

Al ejecutar la opción "Importar movimientos CSB43" se muestra una ventana similar a la siguiente en la que el programa presenta varios datos de la cuenta bancaria y los movimientos que ha leído del fichero suministrado por el banco: fechas a las que corresponden los movimientos, el saldo inicial y final de la cuenta en el periodo al que corresponden los movimientos, el número total de operaciones al Debe y al Haber y los importes totales de dichas operaciones...

 

 

Antes de continuar cargando los datos, el programa solicitará al usuario conformidad para continuar indicando el número de operaciones que se van a procesar...

 

 

A continuación ya se muestra la ventana con la relación de movimientos (cobros/pagos) informados por el banco en el fichero Norma 43. Hasta este momento no se han generado ni modificado asientos contables, simplemente se han cargado en el programa la lista de movimientos que vienen en el fichero del banco. Para continuar habría que pulsar el botón "Mostrar Conciliación bancaria"...

 

 

Cargar movimientos bancarios desde una Hoja de cálculo

 

Las hojas de cálculo que facilitan las entidades bancarias con los extractos o movimientos de la cuenta suelen variar de una entidad bancaria a otra. Aunque los datos incluidos en las hojas de cálculo suelen ser muy similares, cada entidad los puede disponer en diferentes columnas, etc. así que será necesario configurar la importación conforme al formato de hoja de cálculo de la entidad que se quiera leer.

 

En el apartado "Importar movimientos desde Hoja de cálculo" de esta documentación se describe la forma de configurar la importacíón de las hojas de cálculo o crear "plantillas" con esas configuraciones para utilizar en las siguientes ocasiones.

 

 

 

Paso 2 - Comparación entre los datos del banco y los existentes en la contabilidad

 

Una vez realizada la importación de los movimientos bancarios, bien sea desde ficheros Norma 43 o desde Hojas de cálculo, ya se puede pulsar el botón "Mostrar concilición" para contrastar los datos reportados por el banco con los datos existentes en la contabilidad.

 

En este proceso se solicitan las fechas de inicio y fin que se quieren comparar. Generalmente se indicarán las fechas a las que correspondan los datos bancarios para que el programa sepa el periodo de fechas de los asientos con los que tiene que comparar la información bancaria.

 

Esta opción abre una ventana dividida en dos apartados para mostrar en la parte superior los apuntes del diario que no tienen correspondencia con ningún movimiento bancario y, en la parte inferior, aquellos los movimientos bancarios que no tiene correspondencia con un apunte contable. De esta manera se podrán localizar fácilmente los apuntes que no están conciliados.

 

Al pulsar el botón "Mostrar Conciliación bancaria" el programa preguntará el rango de fechas entre las que se tienen que buscar las coincidencias o diferencias con los movimientos ya existentes en el diario. En el ejemplo utilizado en las imágenes de este apartado, el fichero que facilita el banco trae datos de cobros/pagos realizados entre el día 01/01/2018 y el 31/03/2018 así que las fechas a coinciliar deberían ser también esas mismas...

 

 

En la siguiente ventana se puede ver el resultado de la Conciliación. La pantalla está dividida verticalmente en dos partes: en la parte superior de la ventana se muestran los asientos de cobros/pagos contabilizados en el Diario y que no vienen en el fichero del banco. En la parte inferior de la ventana de conciliación se muestran los movimientos que tiene registrados el banco (que facilita en el fichero Norma 43 o en la hoja de cálculo) pero que no existen en la contabilidad...

 

Se pueden obtener listados de los movimientos no conciliados. Si se hace doble click sobre alguno de los movimientos se mostrará una ficha con todos los datos de la operación que se han cargado del fichero facilitado por la entidad bancaria (ver más información en el apartado "Ficha de movimientos bancarios" de esta documentación)

 

 

Paso 3 - Generar los asientos de los movimientos que no están contabilizados

 

 

Generar el asiento de la operación seleccionada

 

En la zona central de la ventana podemos ver el botón "Generar Asiento" que se encarga de generar el asiento contable del movimiento que esté seleccionado en la parte inferior de la ventana...

 

 

Por ejemplo, si  queremos generar el primero de los asientos que figuran en los datos bancarios y que no está contabilizado, seleccionariamos dicho movimiento y pulsamos el botón "Generar Asiento". En ese momento el programa genera un nuevo asiento y carga un primera apunte con los datos del cobro/pago que facilita el banco...

 

 

Será necesario introducir al menos otro apunte para cerrar el asiento. En este caso se trata del pago de una facutra y seleccionaremos la subcuenta del acreedor o proveedor...

 

 

Una vez que hemos terminado de completar el nuevo asiento, ya sólo faltará pulsar el botón "Aceptar" para grabarlo en el Diario...

 

 

Después de generar el asiento, como esa operación ya está conciliada entre los datos del banco y los datos de la contabilidad, el programa la elimina de la ventana de "Movimientos bancarios No Conciliados"...

 

 

 

Generar a la vez todos los asientos de los movimientos no conciliados

 

El proceso visto hasta ahora permite generar uno por uno los asientos que se deseen de los movimientos no contabilizados. Este proceso puede ser lento cuando hay muchas operaciones a conciliar. También hay que tener en cuenta que los bancos no siempre facilitan en estos ficheros toda la información necesaria para localizar los clientes, proveedores,etc. a los que corresponde la operación. Incluso, algunas veces, en el fichero de movimientos puden venir agrupados varios cobros/pagos del mismo tipo como una única operación  Para agilizar la contabilización de los movimientos también existe la posibilidad de indicar una subcuenta genérica como la "555 Partidas pendientes de aplicación" que se utilice temporalmente para generar todos los asientos y, a posteriori, ya en el Diario ir sustituyendo esta subvuenta por la correspondiente a cada operación...

 

 

Si se introduce una subcuenta contable en la pantalla anterior, al abrir la ventana de conciliación, el programa mostrará un botón con el título "Generar Asientos de Todos" que se encarga de generar a la vez los asientos de todos los movimientos bancarios no conciliados.

 

 

Si se pulsa este botón para generar todos los asientos, el programa mostrará una ventana como la siguiente para pedir conformidad al usuario y, en caso de respuesta afirmativa, el programa generará automáticamente todos los asientos...

 

 

Después de generarse los asientos, en la parte inferior de la ventana de conciliación habrán desaparecido los movimientos bancarios que estaban sin conciliar puesto que ahora ya están creados los asientos correspondientes en el Diario y ya no existe discrepancia entre los datos facilitados por el banco y los existentes en la contabilidad...

 

 

El programa muestra información del número total de asientos que se han generado en este proceso...

 

 

Finalmente, si observamos el Diario, encontraremos los asientos que se han generado en este proceso. Como estos asientos se han generado provisionalmente contra una subcuenta "555 Partidas pendientes de aplicación", será necesario que el usuario los vaya revisando y reemplazando antes de finalizar el ejercicio esta subcuenta "555" por la correspondiente al cliente, proveedor, acreedor, etc. de cada operación...

 

 

 

Ver nformación sobre...

 

Ficha de datos de cada movimiento bancario
Importar movimientos bancarios desde una Hoja de cálculo