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En este apartado se gestiona el fichero de facturas emitidas por cada emisor. Desde este punto es posible visualizar las facturas existentes en ficheros, realizar cualquier modificación sobre ellas o introducir facturas manualmente.
Al entrar en este proceso se solicita la selección del emisor con el que se desea trabajar. Para seleccionar el emisor se puede hacer click con el ratón sobre la línea donde aparecen los datos de dicho emisor o bien situar el cursor (línea resaltada en el browser o lista de emisores) sobre el emisor requerido y pulsar la tecla  .
Tras elegir el emisor se mostrará en pantalla el fichero de facturas o libro registro de facturas emitidas. Los datos de cada factura se presentan en una línea de esta ventana o browser.
El funcionamiento del fichero de facturas emitidas, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.
Cuando se introducen o se modifican los datos de una factura se despliega en pantalla una ventana que en su parte superior tiene varias solapas o carpetas en las que se agrupan los datos del cliente, totales de la factura, etc. Para desplazarse por estas carpetas se puede hacer click con el ratón sobre las solapas que estas carpetas tienen en la parte superior o bien pulsando las teclas  y  . En la parte inferior de la ventana de cada factura se muestran las líneas o conceptos que conforman dicha factura. La factura puede tener cualquier número de líneas puesto que estos conceptos se almacenan en una base de datos.
En los siguientes párrafos se detallan los datos solicitados en la ventana de facturas emitidas. La parte superior de la ventana está distribuida en varias carpetas o solapas: "Datos generales", "Totales", "Enlaces externos", "Texto", "Provisión de fondos", "Rectificativa", "e-Factura", "Notas cliente" y "Domic 19.44". En los siguientes párrafos se detalla el contenido y funcionamiento de estas solapas existentes en la pantalla de las facturas.
Datos generales:
| • | Nombre y datos del cliente: desde las casillas de Nombre, Razón social o NIF se accede al fichero de clientes para seleccionar un cliente existente o introducir los datos de un nuevo cliente. La selección del cliente se puede realizar pulsando el botón  que figura en la parte derecha de estas casillas o bien escribiendo directamente su nombre o NIF. |
| • | Fecha: en este campo se introducirá la fecha de emisión de la factura. Es posible escribir los dígitos y barras separadoras de las fechas o pulsar sobre el botón que hay a la derecha de la casilla y que despliega un calendario para la selección de la fecha. |
| • | Serie: en este campo se elegirá la serie a la que pertenece la factura emitida. El programa controla seis posibles series para cada emisor (series: A, B, C, D, E y F) además de una serie especial para registrar las facturas rectificativas (serie R). |
| • | Número: el número de factura puede tener en el programa una longitud máxima de 10 dígitos. Si el usuario graba la factura sin cumplimentar esta casilla, el propio programa se encargará de asignarle el próximo número de factura que corresponda a la serie elegida. El contador que registra el próximo número de factura será luego incrementado en uno para mantenerlo siempre actualizado. Estos contadores son independientes para cada serie de facturación y se pueden fijar y revisar en la ficha de datos del emisor. Si el usuario introduce un nº de factura manualmente, el programa lo aceptará aunque en ese caso el contador que hay en la ficha del emisor no se actualizará. Tanto si el número de factura se introduce manualmente como si es asignado de forma automática por el programa, antes de guardar la factura en ficheros el programa revisará que ese número no exista en el año al que pertenece la factura. Si se produce una duplicidad de números en el mismo año el programa preguntará la opción a seguir: incrementar en uno el número de factura o anular el proceso. |
| • | Forma de pago: en esta casilla se puede elegir la cuenta bancaria o forma de pago del emisor a través de la que se va a cobrar la factura. Además de cuentas bancarias también se pueden establecer otras formas de pago: contado, cheque, etc. en el apartado "Ficheros", Forma de pago. La forma de pago se puede establecer también en la ficha de datos de cada cliente asignándose de esta forma en las facturas generadas automáticamente. |
| • | Código cuenta Cliente: en esta casilla se indicará el número de cuenta bancaria del cliente que se utilizará por ejemplo en la domiciliación de recibos. Al seleccionar el cliente se copia automáticamente la primera de las tres posibles cuentas bancarias del cliente que puede registrar cada emisor. También es posible seleccionar manualmente las otras dos cuentas del cliente o incluso escribir manualmente otro número de cuenta. |
| • | Pagada: el programa utiliza este indicador para controlar si la factura está pagada. Esta casilla se puede activar o desactivar manualmente aunque también es posible pedirle al programa que marque automáticamente al generar la remesa de recibos para el banco y en otros procesos del programa. |
| • | Total pagado: en esta casilla se puede anotar el importe cobrado o ingresado cuando el total facturado no se cobra en su totalidad. De esta forma se pueden solicitar luego informes para controlar la parte pagada y la parte pendiente de cobrar de las facturas. |
| • | Retención: en este punto se puede introducir el porcentaje de retención aplicado. |
| • | Total factura: esta casilla informa en todo momento del importe total de la factura. Este importe es la suma de todos los importes parciales más el IVA o IGIC. Esta casilla se va actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura. |
| • | Total a pagar: igual que la casilla anterior este campo indica el total a pagar de la factura que se está editando. El total a pagar está formado por la suma de los importes parciales de cada concepto, más la cuota de IVA/IGIC, menos la cuota de retención, más los suplidos y menos las provisiones de fondos que puedan existir en la factura. Esta casilla se va actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura. |
| • | Factura rectificada: esta casilla se marcará cuando la factura haya sido corregida mediante otra factura rectificativa posterior. De esta forma se pueden controlar y totalizar adecuadamente tanto ls facturas rectificativas como las rectificadas. Este tipo de facturas se mostrarán en la pantalla del libro registro con letras en color rojo para hacer más fácil su identifcación. En el apartado "Rectificación de facturas" de esta documentación puede encontrar más información sobre las facturas rectificativas y rectificadas. |
| • | Estado factura. Esta casilla la rellena automáticamente el programa para controlar si las facturas están todavía en modo borrador o si ya se han confirmado para transmitirla a VERIFACTU, etc. El estado de la factura puede ser alguno de los siguientes: |
| • | BORRADOR. Este estado significa que la factura todavía no se ha expedido, se trata todavía de un borrador o pre-factura en la que se pueden realizar cambios y aún no se ha enviado a VERIFACTU. Si se imprime una de estas pre-facturas no se incluirá el código QR tributario ni la indicación de que es una factura verificable en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria y se incluirá una indicación de que se trata de un Borrador o Pre-Factura. |
| • | CONFIRMADA. Este estado de la factura indica que la factura ya se ha expedido y enviado a VERIFACTU o está en proceso de envío. En ese momento los principales datos de la factura ya no se pueden modificar ni se puede borrar la factura. Al imprimir una factura con este estado ya se imprimirá el código QR tributario y las indicaciones de que es una factura que se puede verificar en la Sede electrónica de la AEAT. |
| • | ANULADA. Con este estado se marcarán las facturas presentadas anteriormente a VERIFACTU y de las que se solicita su Anulación y es aceptada por VERIFACTU. Si se imprime la factura una vez realizada su anulación, en la factura se muestra la indicación: "FACTURA ANULADA". |
| • | PREVIO VERIFACTU. Este estado es el que le asignará el programa a todas las facturas creadas con versiones del programa IRFAC anteriores a la publicación de la versión IR FACTURACIÓN VERIFACTU. Estas facturas se visualizan en el programa y se pueden imprimir pero no se pueden modificar ni borrar. En la impresión de estas facturas se usan los formatos de impresión anteriores a VERIFACTU que no incluyen el código QR Tributario. |
| • | Estado. Esta casilla registra el estado de la factura en VERIFACTU y la cumplimenta automáticamente el programa para registrar si la factura se ha podido enviar correctamente a VERIFACTU o si ha habido alguna incidencia. Esta casilla puede tener los siguientes valores: |
| • | ACEPTADA. Este estado se marcará cuando la factura se ha podido transmitir y VERIFACTU la haya admitido correctamente. |
| • | ACEPTADA CON ERRORES. Este estado indica que VERIFACTU ha admitido la presentación de los datos de la factura pero ha encontrado alguna incidencia y puede ser necesario tener que realizar alguna corrección y volver a enviarla nuevamente. |
| • | RECHAZADA. Este estado significa que VERIFACTU no ha admitido el registro de alta de esta factura que se intentaba presentar. La factura queda nuevamente como si estuviese en estado "Borrador" porque será necesario corregir los problemas que presente y tratar de enviarla nuevamente. |
El botón "ANULAR FACTURA" permite solicitar a VERIFACTU que la factura sea anulada. Para emitir otra factura de esa operación será necesario utilizar un nuevo número de factura.
El botón "VER REGISTRO" permite consultar los diferentes "registros de facturación" de la factura. Estos registros de facturación son las diferentes peticiones o envíos que se pueden realizar para dar de alta una factura, para subsanar errores o para solicitar su anulación.
Es probable que de una misma factura exista solo un único "registro de facturación", el registro en el que se solicita el Alta de la factura pero, en otros casos, por el contrario, pueden existir múltiples registros de facturación para una misma factura.
Por ejemplo, se generan varios registros de facturación o peticiones a VERIFACTU para la misma factura cuando se ha enviado el registro inicial de Alta en VERIFACTU y la AEAT ha aceptado el envío pero con errores y se ha vuelto a enviar para subsanar esos errores. Otro caso que se da es cuando la Agencia Tributaria ha rechazado la solicitud de alta y se tiene que realizar alguna corrección para volver a intentar el envío. También se van a generan varios egistros de facturación cuando se solicita la Anulación de una factura presentada a VERIFACTU anteriormente. Y, por último, también se generan varios registros de facturación cuando hay que realizar varios intentos de envió a VERIFACTU porque hay alguna incidencia técnica que no ha permitido enviar los datos a VERIFACTU (falta de conexión a Internet, servidor de la AEAT no disponible, etc.) y el programa ha reintentado el envío varias veces.
Otras opciones de la solapa DATOS GENERALES en la ventana de entrada de facturas:
| • | El botón "Ver factura AEAT" que hay en la solapa "Datos generales" permite verificar si la factura está restrada en VERIFACTU como lo podría realizar el destinatario escaneando el código QR tributario que se incluye en la impresión de la factura. |
| • | El botón "Ver QR" permite visualizar en pantalla el código QR Tributario que también se incluye en la impresión de la factura. |
| • | Cuando se "Confirma" una factura pero a la hora de enviarla a VERIFACTU se obtiene por parte de la AEAT una respuesta de tipo "Rechazada" o "Aceptada con errores", el programa la vuelve a poner nuevamente en estado "Borrador" para poder hacer las correcciones necesarias y volver a enviarla a VERIFACTU, Pero también existen algunos casos puntuales en los que la factura no se puede enviar a VERIFACTU o no se obtiene una respuesta de "Aceptada" o "Rechazada", por ejemplo, porque el certificado seleccionado no es admitido por la AEAT, con lo que, al estar marcada como "Confirmada", el programa tampoco permite modificar o eliminar esa factura y esa factura quedaría indefinidamente en la cola de envío. Si el programa detecta uno de estos casos y ya se ha reintentado tres veces su remisión a VERIFACTU, en ese caso el programa activa un botón en la factura (solapa "Datos generales") con el título "Volver a borrador" que permite que el usuario pueda desbloquear esa factura para intentar corregirla y volver a transmitirla a VERIFACTU o eliminarla.Todas las modificaciones o el borrado de datos queda registradas en el "Histórico" de facturas. |
VERIFACTU:
En la solapa "VERIFACTU" de las facturas se solicitan algunos datos relativos al tipo de factura, tipo de impuesto indirecto (IVA/IGIC) que se aplica y el régimen y descripción de la operación, Es necesario cumplimentar estos datos en todas las facturas que se van a enviar a VERIFCTU, no obstante, algunos de estos datos se pueden configurar en la ficha del Emisor para que ya salgan cumplimentados por defecto al hacer una nueva factura.
Los datos solicitados en esta solapa "VERIFACTU" son los siguientes:
TIPO FACTURA. El programa carga por defecto la clave "F1" al hacer una nueva factura salvo que se haya seleccionado la Serie "R" de facturas Rectificativas, en cuyo caso se carga por defecto la clave "R1". Será necesario revisar y cambiar estas claves cuando se trate de otro tipo de facturas.
Clave
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Descripción del TIPO DE FACTURA
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F1
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Factura (art. 6, 7.2 y 7.3 del RD 1619/2012)
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Se utilizará la clave F1 en los siguientes casos:
| • | Las facturas completas, excepto las facturas completas en las que no sea obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en virtud de lo previsto en la letra d) del artículo 6.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque no se identifica al destinatario de las mismas que deben ir en la clave F2. |
| • | Las facturas simplificadas cualificadas reguladas en los artículos 7.2 y 7.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque se identifica al destinatario de las mismas. |
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F2
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Factura Simplificada y Facturas sin identificación del destinatario art. 6.1.d) RD 1619/2012
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La clave F2 se utilizará en los siguientes casos:
| • | Las facturas simplificadas, excepto las facturas simplificadas cualificadas reguladas en los artículos 7.2 y 7.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, que se registrarán con la clave F1. |
| • | Las facturas completas para las que no sea obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en virtud de lo previsto en la letra d) del artículo 6.1 del citado Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque no se identifica al destinatario de las mismas. |
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F3
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Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas
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Sólo utilizarán este tipo de factura aquellos obligados que registren facturas en sustitución de facturas simplificadas. (OPCIÓN NO SOPORTADA EN EL PROGRAMA)
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R1
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Factura Rectificativa (Error fundado en derecho y Art. 80 Uno Dos y Seis LIVA)
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Se utilizará la clave R1 cuando se haya producido un error fundado de derecho o alguna de las causas del art. 80.Uno, Dos y Seis LIVA (devoluciones de mercancías, descuentos o alteraciones en el precio posteriores a la realización de la operación, resolución de operaciones, importe de la contraprestación provisional). En estos casos debe emitirse una factura rectificativa con una Serie específica y se le asignará el tipo de factura R1.
En el caso de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro al mismo destinatario y tipo impositivo no será necesario la expedición de una factura rectificativa, sino que se restará el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, pudiendo ser el resultado positivo o negativo.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o se prestó el servicio y que se habrá indicado en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
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R2
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Factura Rectificativa (Art. 80.3)
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Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por encontrarse el cliente en concurso de acreedores (art. 80.Tres LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa con una Serie específica y se le asignará el tipo de factura R2.
Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves "S - Por sustitución" o "D - Por diferencias" según la forma en que se desee llevar a cabo la rectificación.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o se prestó el servicio y que se habrá indicado en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
La identificación de las facturas rectificadas será opcional. En el caso de que se identifiquen se deberá informar el número y la fecha de expedición.
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R3
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Factura Rectificativa (Art. 80.4)
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Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por incobro del cliente (art. 80.Cuatro LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa con serie específica cuya información se registrará con el tipo de factura R3.
Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves "S- por sustitución" o "I- por diferencias" según la forma en que el empresario desee llevar a cabo la rectificación.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o presto el servicio, indicada en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
La identificación de las facturas rectificadas será opcional. En el caso de que se identifiquen se deberá informar el Número y la Fecha de expedición.
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R4
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Factura Rectificativa (Resto)
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El tipo de factura R4 se utilizará en los siguientes casos:
| • | Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por causas distintas a las previstas en el artículo 80 LIVA y no se deba a un error fundado de derecho deberá emitirse una factura rectificativa con Serie específica y se utilizará para registrarla en VERIFACTU el tipo de factura R4. |
| • | Cuando se haya consignado erróneamente algún dato no monetario de la factura. |
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R5
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Factura Rectificativa en facturas simplificadas
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Se utilizará la clave R5 para la rectificación de una factura Simplificada cualquiera que sea el motivo de la rectificación.
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Descripción de la operación. En esta casilla hay que facilitar una descripción de la operación. Este dato se cumplimenta automáticamente con lo que se haya introducido en la ficha del Emisor. Se pueden utilizar variables para componer un texto que vaya cambiando según los datos de cada factura. En el apartado de esta documentación donde se explican los cambios que se han introducido en la ficha del Emisor se puede ver más información.
Impuesto. Se indicará si la factura corresponde a IVA o IGIC (Impuesto General Indirecto de Canarias)
Clave régimen. En el apartado de esta documentación que habla sobre los cambios en la ficha del Emisor se puede ver las posibles claves que se pueden dar cuando el impuesto indirecto es IVA o es IGIC. Pulse aquí para ir a la documentación de los "cambios en las facturas".
Idioma. En esta casilla se puede seleccionar el idioma en el que el servicio de cotejo de datos de la Agencia Tributaria va a mostrar los datos de la factura al cliente si escanea el código "QR Tributario" que se incluye en la factura. Es posible seleccionar: castellano, gallego, catalán, valenciano, euskera e inglés. Al crear nuevas facturas se carga automáticamente el idioma que se puede haber seleccionado en la ficha del Emisor aunque finalmente el idioma utilizado será el que se indique en esta casilla en cada factura.
Facturas sin identificación del destinatario art. 6.1.d) RD 1619/2012. En esta casilla se debe indicar si se trata de una factura en la que no se identifica el cliente. En el programa es necesario introducir siempre un cliente para hacer la factura pero se pueden crear fichas de cliente tipo "Clientes varios". En la ficha de datos del Cliente habría que marcar la casilla "Cliente anónimo (AEAT)".
Factura con base o importe de la factura superior al umbral especificado. Esta casilla (macrodato) solo se debe marcar si el importe total de la operación es mayor o igual a 100.000.000 euros.
Totales:
En esta carpeta se muestran las cuotas resultantes de aplicar los distintos tipos de IVA o IGIC que se pueden dar en la factura. También se mostrarán las cuotas de Recargo de Equivalencia en el caso de que el emisor trabaje con este régimen. Otros datos que se presentan en esta pantalla son la base, el tipo y el importe de la retención aplicada y también los suplidos introducidos en la factura. Estos totales se van actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura.
En la solapa "Totales" se configuran los distintos tipos de IVA/IGIC y Recargo de Equivalencia incluidos en la factura, la calificación de la operación y la causa de operación exenta.
El programa traslada automáticamente a esta página los diferntes tipos de IVA introducidos en las líneas de la factura.
En la casilla "Calificación Operación" el programa copiará por defecto la clave de operación que se puede indicar en la ficha del Emisor y que puede ser alguna de las siguientes:
Clave
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Descripción
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S1
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Operación Sujeta y No exenta - Sin inversión del sujeto pasivo.
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S2
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Operación Sujeta y No exenta - Con Inversión del sujeto pasivo
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N1
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Operación No Sujeta artículo 7, 14, otros.
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N2
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Operación No Sujeta por Reglas de localización.
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En la casilla "Operación Exenta" se pueden introducir alguna de las siguientes claves:
Clave
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Descripción
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E1
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Exenta por el artículo 20 (exenciones en operaciones interiores)
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E2
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Exenta por el artículo 21 (exenciones en las exportaciones de bienes)
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E3
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Exenta por el artículo 22 (exenciones en las operaciones asimiladas a las exportaciones)
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E4
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Exenta por los artículos 23 y 24 (exenciones relativas a las situaciones de depósito temporal y otras situaciones y exenciones relativas a regímenes aduaneros y fiscales)
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E5
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Exenta por el artículo 25 (exenciones en las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro)
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E6
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Exenta por otros
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Enlaces externos:
En esta carpeta de la factura se establecen algunos datos que el programa necesitará en el caso de utilizar las funciones de exportar información a otras aplicaciones. En dichas funciones de exportación el programa genera automáticamente los asientos contables que luego se se podrán incorporar en algunos programas de contabilidad con los que esta aplicación se enlaza.
Para generar los asientos de VENTAS es necesario cumplimentar la siguiente información:
| • | Factura exportada: con este indicador se pueden seleccionar las facturas que deben exportarse a contabilidad. Por defecto, el programa activa esta casilla en todas las facturas que se generen de forma automática o se introduzcan manualmente. |
| • | Cuenta de ventas: en este punto debe introducirse el código de la cuenta contable correspondiente a las ventas que se utilizará en el asiento. Este número de cuenta se copiará automáticamente desde la ficha de datos del emisor si se ha cumplimentado en dicha ficha. Es aconsejable que el número de cuenta tenga el mismo nº de dígitos que tenga en su programa de contabilidad. |
| • | Descripción: esta descripción también se copiará automáticamente desde la ficha del emisor y será el texto o concepto que se reflejará en el asiento de ventas. |
También se solicitan algunos datos para generar los asientos contables correspondientes a los PAGOS:
| • | Exportar pago: este indicador identifica aquellos pagos que deban exportarse a contabilidad |
| • | Pago exportado: en esta casilla se registra si un pago ya ha sido exportado a contabilidad para evitar la creación de asientos duplicados en el caso de que se importen nuevos datos |
| • | Fecha: fecha que debe asignarse al asiento correspondiente al pago de la factura. |
| • | Cuenta: código de la cuenta en la que se han de reflejar los pagos en contabilidad. Es aconsejable que este número de cuenta tenga siempre el mismo nº de dígitos o mismo nivel de desglose que tenga en su programa de contabilidad. |
| • | Descripción: en esta casilla se fija el texto o descripción identificativo del pago que se reflejará en los asientos. |
Texto:
En este apartado se pueden registrar anotaciones o comentarios que se deseen guardar con la factura. El texto introducido en este campo puede tener cualquier longitud, no estando limitado a un tamaño concreto. Este texto puede imprimirse en la factura.
Provisión de fondos:
Esta carpeta guarda el importe aplicado en la factura correspondiente a provisiones de fondos o anticipos recibidos. Pulsando sobre el botón que aparece a la izquierda de esta ventana se puede acceder al fichero de provisiones de fondos para seleccionar o introducir la provisión que se debe descontar de esta factura. En la casilla "Aplicar" que existe en esta ventana se puede especificar el importe de la provisión que se desea descontar de esta factura. Si el importe indicado es inferior a la provisión que ha aportado el cliente, el resto del anticipo se irá descontando en las próximas facturas que se emitan al cliente en la ficha de la provisión.
En la factura también quedan reflejados todos los datos de la provisión que se ha aplicado. El programa sólo contempla el descuento de una provisión por factura en el caso de que el cliente tuviese varias provisiones pendientes de descontar. Si una provisión no se puede descontar en una sola factura el importe restante quedará pendiente y se irá descontando en las siguientes facturas que se emitan a dicho cliente (siempre que dichas facturas se creen mediante "Generar facturas" y en la provisión esté marcada la casilla "Aplicación automática"). Si la provisión entregada por el cliente es superior al importe de la factura, el programa intentará aplicar por defecto el máximo posible (total a pagar de la factura) pero el usuario puede corregir ese importe en la propia factura y poner la totalidad de provisión con lo que la factura resultaría con un total a pagar negativo.
Rectificativa:
Cuando sea necesaria la expedición de una factura rectificativa para corregir alguna factura emitida con anterioridad será necesario cumplimentar los datos de la solapa "Rectificativa". En este apartado se registran los datos de la factura anterior o factura rectificada. Básicamente se indicará el número, serie, fecha, bases imponibles y cuotras y el motivo de la rectificación.
También se puede especificar un importe a cobrar en caso de domiciliación bancaria difernete al Total de la factura rectificativa. El importe indicado en esta casilla será el que se emita al cobro en los recibos bancarios. La finalidad de esta casilla es la de poder regularizar manualmente el importe a cobrar en aquellos casos en los que ya se ha cobrado la factura original o una parte de su importe, o cuando se deban cargar al cliente gastos bancarios por la devolución de recibos, etc.
Tipo Rectificación: Se indicará se trata de una factura rectificativa de tipo "S Sustitución" o de tipo "D Diferencias".
En el caso de que sea una factura Rectificativa por Sustittución se cumplimentarán las casillas:
| • | Cuota de IVA/IGIC rectificada |
| • | Cuota Recargo de equivalencia rectificada |
En los apartados "Facturas rectificativas" y "Facturas rectificadas" de esta documentación econtrará más información sobre el proceso de rectificación de facturas.
e-Factura:
En esta pestaña de la factura se agrupan varias funciones para emitir y registrar las facturas digitales o facturas electrónicas que no son más que las facturas grabadas en ficheros informáticos y firmadas mediante un certificado digital.
El programa genera las facturas electrónicas en formato PDF para ser luego firmadas mediante el correspondiente Certificado digital del emisor y proceder luego a su envío a través de Internet.
En esta solapa también existe una casilla para seleccionar el formato de impresión de las facturas: impresión en papel, envío a través de correo electrónico (e-mail) o publicación en un servidor FTP (para publicarlas en Internet u otras redes. En la ficha de datos del emisor se puede configurar la dirección del servidor ftp, el nombre de usuario y la contraseña de conexión que se precise para realizar su publicación).
Esta solapa tiene los siguientes botones y funciones para generar y gestionar las facturas electrónicas (e-Factura) que permiten reemplazar a las tradicionales facturas en papel:
| • | Casilla "Emitir factura electrónica a este cliente". Esta casilla debería marcarse si se desea emitir la factura en formato electrónico. Si las facturas de un cliente se van a emitir siempre en formato electrónico, se puede señalar esta misma casilla pero en la ficha de datos del cliente para que ya se marquen automáticamente con esa modalidad todas las facturas que se realicen para dicho cliente. |
| • | Botón "Crear e-factura": este botón permite grabar en formato electrónico la factura y realizar su firma mediante un Certificado digital para garantizar su autenticidad al receptor de la misma. El programa IR FACTURACIÓN VERIFACTU graba la factura en formato PDF (requiere que esté instalada la impresora virtual IrPDF de Iranon) y realiza su firma posteriormente mediante un certificado digital o DNI electrónico. Se utilizan los servicios web facilitados por la Agencia Tributaria para realizar la firma. Una vez firmada la factura, se obtiene un fichero con extensión ".f64" que contiene la factura en formato PDF y la firma digital. |
| • | "Verificar factura": esta opción permite verificar la firma de la factura y ver los datos del certificado digital con el que se ha realizado la firma. |
| • | "Visualizar factura": con este botón se puede abrir y visualizar el fichero PDF de la factura electrónica. Esta opción lee el fichero ".f64" de la factura firmada y extrae el PDF original de la factura. |
| • | "Guardar a fichero": esta opción permite grabar en un fichero externo al programa IR FACTURACIÓN VERIFACTU el archivo original de la factura electrónica (fichero con extensión ".f64"). |
| • | "Eliminar la factura": mediante este botón se puede borrar de la base de datos del programa IR FACTURACIÓN VERIFACTU la factura digital almacenada anteriormente y que está grabada con los restantes datos de la factura que maneja el programa. |
Notas cliente:
En esta solapa se pueden ver las "notas" o anotaciones que se han podido grabar en la ficha del cliente. Desde esta pestaña sólo se visualizan esas anotaciones pero para escribir cualquier dato en ese bloc de notas es necesario abrir la ficha del Cliente y pulsar la tecla  para acceder al "bloc de notas".
SEPA:
En la ventana de entrada o modificación de las facturas se ha añadido una nueva solapa con el título "SEPA" para configurar algunos datos que se necesitan en le emisión de recibos.
Se trata de casillas que permiten identificar la categoría o propósito del adeudo. Estas clasificaciones son de cumplimentación opcional:
| • | Categoría de propósito del adeudo: se incluye la relación de categorías de los propósitos o motivos de domiciliación que establecen las normas SEPA (tabla AT-59) para clasificar los adeudos directos. |
| • | Propósito del adeudo directo: en esta casilla se puede seleccionar el motivo o propósito del adeudo según los tipificados de las normas SEPA (tabla AT-58). |
Los datos incluidos en esta solapa se pueden configurar también con antelación a realizar las facturas, cuando se definen las FORMAS DE PAGO en la ficha del Emisor o en la ficha del Cliente en la solapa donde se configuran las cuentas bancarias. Al realizar facturas y seleccionar una determinada forma de pago, el programa traslada automáticamente a estas casillas las mismas opciones que se hayan seleccionado en la ficha de forma de pago.
Puede consultar también el apartado "Adaptación a las normas SEPA" de esta documentación para ampliar la información relativa a los códigos IBAN, BIC/SWIFT, mandatos y otras cuestiones relativas a la adaptación a las normas SEPA que son necsarias para la emisión de adeudos a partir del 1 de febrero de 2014.
En la zona inferior de la ventana se introducen y muestran las líneas o conceptos que forman la factura. La introducción, modificación y borrado de las líneas de la factura se realiza con los botones que aparecen sobre estas líneas y que ejecutan las mismas funciones que se utilizan para gestionar todos los ficheros de datos del programa y que se explican en el apartado Bases de datos de esta documentación. Al situar el cursor del ratón sobre los botones se muestran indicaciones de las operaciones que ejecuta cada icono. Estas operaciones también se pueden ejecutar mediante el teclado, por ejemplo, para añadir una línea nueva se puede usar el botón correspondiente o pulsar la tecla  , para modificar una línea existente puede utilizar la tecla  y para borrar una línea  .
En la ventana que se despliega al introducir o modificar una línea de factura se solicitan todos los datos relativos a ese concepto de la factura. Se puede seleccionar un concepto de los definidos en el fichero de conceptos o incluso introducirlo en dicho fichero mientras se está realizando una factura. Este será el proceso habitual cuando se trate de un concepto que se factura habitualmente y que por ello interesa guardar en el fichero de conceptos. Sin embargo, en otras ocasiones se precisa facturar conceptos no habituales o que no interesa dar de alta en el fichero de conceptos; en estos casos se puede utilizar la casilla "Descripción" para introducir libremente líneas de texto en la factura.
Cuando se introducen manualmente facturas emitidas y se crean lineas de factura, el programa memoriza el último número de unidades introducido y al ir añadiendo nuevas líneas de factura ya saldrá por defecto cumplimentado el número de unidades introducido anteriormente.
Envío de facturas por correo electrónico
El programa ofrece la posibilidad de enviar por correo electrónico las facturas en formato PDF. El envío de facturas se realiza al e-mail que esté especificado en la ficha del cliente.
En la pantalla de las facturas emitidas existe un botón  para realizar el envío de la factura por e-mail.
El cliente recibirá un mensaje con la factura grabada en un fichero adjunto en formato PDF que podrá ver e imprimir mediante Acrobat Reader o cualquier otro visor de ficheros PDF.
Existe la posibilidad de realizar el envío de los mensajes a través de su programa de correo electrónico habitual: Thunderbird, Mozilla, Outlook, Outlook Express, etc. (marcando la casilla "Utilizar el correo del sistema operativo"). De esta forma los mensajes quedan registrados también en la "bandeja de salida" de su programa de correo electrónico), o bien, dejar que sea el propio programa Facturación el que realice el envío (en este último caso los mensajes salen directamente desde Facturación al servidor de correo y, por tanto, no queda registro del envío en el cliente de correo del sistema (esta última opción no servirá en aquellos proveedores de correo que requieren el envío mediante "autentificación de correo saliente").
Para poder llevar a cabo el envío de facturas por e-mail es necesario facilitar al programa la información de la cuenta de correo que necesita para enviar mensajes. Esto se realiza en la opción "Ficheros", "Configuración del programa", "Correo electrónico". En el apartado "Configuración del correo electrónico" de esta documentación puede consultar las opciones de configuración del envío de e-mails en el programa.
La cuenta de correo electrónico del cliente a la que se remitirá la factura es la cuenta que figure en la casilla "e-mail" de la ficha de datos del Cliente.
El programa incluye un formato de factura predefinido en formato PDF.
En la ficha de datos del Emisor es posible configurar algunos aspectos de este formato como son la inclusión de una imagen o logotipo, la impresión de una línea en el pie de página o la impresión de los datos del emisor.
Estos puntos se configuran en la ficha del Emisor, en el apartado "Facturación", "Configuración adicional del formato de facturas por correo electrónico". En este apartado se pueden configurar algunos aspectos del diseño de factura que se puede enviar por e-mail en formato PDF.
| • | Es posible indicar un texto que aparecerá al pie de página de la factura. Este punto puede ser útil para imprimir por ejemplo los datos registrales del emisor. Esta línea se escribe en letra pequeña (7 puntos). |
| • | En otro punto de este apartado se puede seleccionar una imagen o logotipo que saldrá en la parte superior derecha de la factura. El programa admite ficheros de imagen en formato "bmp", "jpg" y "gif". Esta imagen se mostrará ajustada a un recuadro de 338x143 pixels. Es aconsejable que los ficheros de imagen utilizados tengan un tamaño no demasiado grande puesto que cuando mayor sea su tamaño, más tardará en procesarse el envío por e-mail o su posterior impresión. |
| • | Marcando la casilla "Visualizar los datos del emisor en la factura", el nombre y dirección del emisor se incluirán en la parte superior izquierda de la factura. |
Estos datos que se configuran en la ficha del Emisor sólo se usarán cuando se utilice el formato de impresión de facturas por defecto. Si el usuario ha seleccionado algún formato de impresión de facturas diferente, esta configuración no tendrá efecto.
Las facturas en formato PDF que se envían por e-mail quedan archivadas en la carpeta WEB del directorio del programa (normalmente "C:\Archivos de programa\iranonfiscal\web"). Cada factura se guarda en un fichero PDF con la siguiente nomenclatura: "serie_año_nº-de-factura.pdf". Así por ejemplo el fichero: "A_2005_25.pdf" correspondería con la factura número 25 de la serie "A" y del ejercicio 2005.
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Gestión de facturas emitidas
