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En las pantallas de introducción de facturas se han añadido varios datos nuevos y botones que se requieren para remitir los registros de facturación a VERIFACTU.
DATOS GENERALES
En la solapa "Datos generales" se incluyen las siguientes casillas y botones:
| • | Estado factura. Esta casilla la rellena automáticamente el programa para controlar si las facturas están todavía en modo borrador o si ya se han confirmado para transmitirla a VERIFACTU, etc. El estado de la factura puede ser alguno de los siguientes: |
| • | BORRADOR. Este estado significa que la factura todavía no se ha expedido, se trata todavía de un borrador o pre-factura en la que se pueden realizar cambios y aún no se ha enviado a VERIFACTU. Si se imprime una de estas pre-facturas no se incluirá el código QR tributario ni la indicación de que es una factura verificable en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria y se incluirá una indicación de que se trata de un Borrador o Pre-Factura. |
| • | CONFIRMADA. Este estado de la factura indica que la factura ya se ha expedido y enviado a VERIFACTU o está en proceso de envío. En ese momento los principales datos de la factura ya no se pueden modificar ni se puede borrar la factura. Al imprimir una factura con este estado ya se imprimirá el código QR tributario y las indicaciones de que es una factura que se puede verificar en la Sede electrónica de la AEAT. |
| • | ANULADA. Con este estado se marcarán las facturas presentadas anteriormente a VERIFACTU y de las que se solicita su Anulación y es aceptada por VERIFACTU. Si se imprime la factura una vez realizada su anulación, en la factura se muestra la indicación: "FACTURA ANULADA". |
| • | PREVIO VERIFACTU. Este estado es el que le asignará el programa a todas las facturas creadas con versiones del programa IRFAC anteriores a la publicación de la versión IR FACTURACIÓN VERIFACTU. Estas facturas se visualizan en el programa y se pueden imprimir pero no se pueden modificar ni borrar. En la impresión de estas facturas se usan los formatos de impresión anteriores a VERIFACTU que no incluyen el código QR Tributario. |
| • | Estado. Esta casilla registra el estado de la factura en VERIFACTU y la cumplimenta automáticamente el programa para registrar si la factura se ha podido enviar correctamente a VERIFACTU o si ha habido alguna incidencia. Esta casilla puede tener los siguientes valores: |
| • | ACEPTADA. Este estado se marcará cuando la factura se ha podido transmitir y VERIFACTU la haya admitido correctamente. |
| • | ACEPTADA CON ERRORES. Este estado indica que VERIFACTU ha admitido la presentación de los datos de la factura pero ha encontrado alguna incidencia y puede ser necesario tener que realizar alguna corrección y volver a enviarla nuevamente. |
| • | RECHAZADA. Este estado significa que VERIFACTU no ha admitido el registro de alta de esta factura que se intentaba presentar. La factura queda nuevamente como si estuviese en estado "Borrador" porque será necesario corregir los problemas que presente y tratar de enviarla nuevamente. |
El botón "ANULAR FACTURA" permite solicitar a VERIFACTU que la factura sea anulada. Para emitir otra factura de esa operación será necesario utilizar un nuevo número de factura.
El botón "VER REGISTRO" permite consultar los diferentes "registros de facturación" de la factura. Estos registros de facturación son las diferentes peticiones o envíos que se pueden realizar para dar de alta una factura, para subsanar errores o para solicitar su anulación.
Es probable que de una misma factura exista solo un único "registro de facturación", el registro en el que se solicita el Alta de la factura pero, en otros casos, por el contrario, pueden existir múltiples registros de facturación para una misma factura.
Por ejemplo, se generan varios registros de facturación o peticiones a VERIFACTU para la misma factura cuando se ha enviado el registro inicial de Alta en VERIFACTU y la AEAT ha aceptado el envío pero con errores y se ha vuelto a enviar para subsanar esos errores. Otro caso que se da es cuando la Agencia Tributaria ha rechazado la solicitud de alta y se tiene que realizar alguna corrección para volver a intentar el envío. También se van a generan varios egistros de facturación cuando se solicita la Anulación de una factura presentada a VERIFACTU anteriormente. Y, por último, también se generan varios registros de facturación cuando hay que realizar varios intentos de envió a VERIFACTU porque hay alguna incidencia técnica que no ha permitido enviar los datos a VERIFACTU (falta de conexión a Internet, servidor de la AEAT no disponible, etc.) y el programa ha reintentado el envío varias veces.
En la siguiente imagen se pueden ver algunos de los registros de facturación enviados a VERIFACTU de una factura...
y si se abre alguno de estos registros haciendo doble click con el ratón sobre ellos o pulsando la tecla [Espacio], se mostrará una ficha similar a la que se ve en la siguiente imagen y que contiene detalles del envío remitido a VERIFACTU y de la respuesta obtenida.
VERIFACTU
En la solapa "VERIFACTU" de las facturas se solicitan algunos datos relativos al tipo de factura, tipo de impuesto indirecto (IVA/IGIC) que se aplica y el régimen y descripción de la operación, Es necesario cumplimentar estos datos en todas las facturas que se van a enviar a VERIFCTU, no obstante, algunos de estos datos se pueden configurar en la ficha del Emisor para que ya salgan cumplimentados por defecto al hacer una nueva factura.
Los datos solicitados en esta solapa "VERIFACTU" son los siguientes:
TIPO FACTURA. El programa carga por defecto la clave "F1" al hacer una nueva factura salvo que se haya seleccionado la Serie "R" de facturas Rectificativas, en cuyo caso se carga por defecto la clave "R1". Será necesario revisar y cambiar estas claves cuando se trate de otro tipo de facturas.
Clave
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Descripción del TIPO DE FACTURA
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F1
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Factura (art. 6, 7.2 y 7.3 del RD 1619/2012)
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Se utilizará la clave F1 en los siguientes casos:
| • | Las facturas completas, excepto las facturas completas en las que no sea obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en virtud de lo previsto en la letra d) del artículo 6.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque no se identifica al destinatario de las mismas que deben ir en la clave F2. |
| • | Las facturas simplificadas cualificadas reguladas en los artículos 7.2 y 7.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque se identifica al destinatario de las mismas. |
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F2
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Factura Simplificada y Facturas sin identificación del destinatario art. 6.1.d) RD 1619/2012
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La clave F2 se utilizará en los siguientes casos:
| • | Las facturas simplificadas, excepto las facturas simplificadas cualificadas reguladas en los artículos 7.2 y 7.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, que se registrarán con la clave F1. |
| • | Las facturas completas para las que no sea obligatoria la consignación del Número de Identificación Fiscal del destinatario en virtud de lo previsto en la letra d) del artículo 6.1 del citado Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, caracterizadas porque no se identifica al destinatario de las mismas. |
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F3
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Factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas
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Sólo utilizarán este tipo de factura aquellos obligados que registren facturas en sustitución de facturas simplificadas. (OPCIÓN NO SOPORTADA EN EL PROGRAMA)
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R1
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Factura Rectificativa (Error fundado en derecho y Art. 80 Uno Dos y Seis LIVA)
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Se utilizará la clave R1 cuando se haya producido un error fundado de derecho o alguna de las causas del art. 80.Uno, Dos y Seis LIVA (devoluciones de mercancías, descuentos o alteraciones en el precio posteriores a la realización de la operación, resolución de operaciones, importe de la contraprestación provisional). En estos casos debe emitirse una factura rectificativa con una Serie específica y se le asignará el tipo de factura R1.
En el caso de la devolución de mercancías o de envases y embalajes que se realicen con ocasión de un posterior suministro al mismo destinatario y tipo impositivo no será necesario la expedición de una factura rectificativa, sino que se restará el importe de las mercancías o de los envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior, pudiendo ser el resultado positivo o negativo.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o se prestó el servicio y que se habrá indicado en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
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R2
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Factura Rectificativa (Art. 80.3)
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Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por encontrarse el cliente en concurso de acreedores (art. 80.Tres LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa con una Serie específica y se le asignará el tipo de factura R2.
Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves "S - Por sustitución" o "D - Por diferencias" según la forma en que se desee llevar a cabo la rectificación.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o se prestó el servicio y que se habrá indicado en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
La identificación de las facturas rectificadas será opcional. En el caso de que se identifiquen se deberá informar el número y la fecha de expedición.
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R3
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Factura Rectificativa (Art. 80.4)
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Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por incobro del cliente (art. 80.Cuatro LIVA) deberá emitirse una factura rectificativa con serie específica cuya información se registrará con el tipo de factura R3.
Asimismo, se deberá identificar el tipo de factura rectificativa con las claves "S- por sustitución" o "I- por diferencias" según la forma en que el empresario desee llevar a cabo la rectificación.
Se incluirá como fecha de operación la fecha en que se realizó la entrega o presto el servicio, indicada en la factura inicial. En el caso de rectificar varias facturas con una única factura rectificativa se indicará la fecha más reciente.
La identificación de las facturas rectificadas será opcional. En el caso de que se identifiquen se deberá informar el Número y la Fecha de expedición.
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R4
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Factura Rectificativa (Resto)
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El tipo de factura R4 se utilizará en los siguientes casos:
| • | Cuando se haya producido una modificación de la base imponible del IVA por causas distintas a las previstas en el artículo 80 LIVA y no se deba a un error fundado de derecho deberá emitirse una factura rectificativa con Serie específica y se utilizará para registrarla en VERIFACTU el tipo de factura R4. |
| • | Cuando se haya consignado erróneamente algún dato no monetario de la factura. |
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R5
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Factura Rectificativa en facturas simplificadas
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Se utilizará la clave R5 para la rectificación de una factura Simplificada cualquiera que sea el motivo de la rectificación.
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Descripción de la operación. En esta casilla hay que facilitar una descripción de la operación. Este dato se cumplimenta automáticamente con lo que se haya introducido en la ficha del Emisor. Se pueden utilizar variables para componer un texto que vaya cambiando según los datos de cada factura. En el apartado de esta documentación donde se explican los cambios que se han introducido en la ficha del Emisor se puede ver más información.
Impuesto. Se indicará si la factura corresponde a IVA o IGIC (Impuesto General Indirecto de Canarias)
Clave régimen. En el apartado de esta documentación que habla sobre los cambios en la ficha del Emisor se puede ver las posibles claves que se pueden dar cuando el impuesto indirecto es IVA o es IGIC. Pulse aquí para ir a la documentación de los "cambios en las facturas".
Facturas sin identificación del destinatario art. 6.1.d) RD 1619/2012. En esta casilla se debe indicar si se trata de una factura en la que no se identifica el cliente. En el programa es necesario introducir siempre un cliente para hacer la factura pero se pueden crear fichas de cliente tipo "Clientes varios". En la ficha de datos del Cliente habría que marcar la casilla "Cliente anónimo (AEAT)".
Factura con base o importe de la factura superior al umbral especificado. Esta casilla (macrodato) solo se debe marcar si el importe total de la operación es mayor o igual a 100.000.000 euros.
TOTALES
En la solapa "Totales" se configuran los distintos tipos de IVA/IGIC y Recargo de Equivalencia incluidos en la factura, la calificación de la operación y la causa de operación exenta.
El programa traslada automáticamente a esta página los diferntes tipos de IVA introducidos en las líneas de la factura.
En la casilla "Calificación Operación" el programa copiará por defecto la clave de operación que se puede indicar en la ficha del Emisor y que puede ser alguna de las siguientes:
Clave
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Descripción
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S1
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Operación Sujeta y No exenta - Sin inversión del sujeto pasivo.
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S2
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Operación Sujeta y No exenta - Con Inversión del sujeto pasivo
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N1
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Operación No Sujeta artículo 7, 14, otros.
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N2
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Operación No Sujeta por Reglas de localización.
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En la casilla "Operación Exenta" se pueden introducir alguna de las siguientes claves:
Clave
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Descripción
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E1
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Exenta por el artículo 20 (exenciones en operaciones interiores)
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E2
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Exenta por el artículo 21 (exenciones en las exportaciones de bienes)
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E3
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Exenta por el artículo 22 (exenciones en las operaciones asimiladas a las exportaciones)
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E4
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Exenta por los artículos 23 y 24 (exenciones relativas a las situaciones de depósito temporal y otras situaciones y exenciones relativas a regímenes aduaneros y fiscales)
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E5
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Exenta por el artículo 25 (exenciones en las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro)
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E6
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Exenta por otros
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RECTIFICATIVA
En la pestaña "Rectificativa" se solicitan los datos de la factura o facturas anteriores que se rectifican. De cara a VERIFACTU será necesario indicar los siguientes datos:
Tipo Rectificación: Se indicará se trata de una factura rectificativa de tipo "S Sustitución" o de tipo "D Diferencias".
En el caso de que sea una factura Rectificativa por Sustittución se cumplimentarán las casillas:
| • | Cuota de IVA/IGIC rectificada |
| • | Cuota Recargo de equivalencia rectificada |
OTRAS OPCIONES DE LA VENTANA DE ENTRADA DE FACTURAS
El botón "Ver factura AEAT" que hay en la solapa "Datos generales" permite verificar si la factura está restrada en VERIFACTU como lo podría realizar el destinatario escaneando el código QR tributario que se incluye en la impresión de la factura.
Si la factura está registrada en la Agencia Tributaria se mostrará una página como la siguiente...
y en el caso de que la factura no está registrada en VERIFACTU se mostrará una página como la siguiente...
El botón "Ver QR" permite visualizar en pantalla el código QR Tributario que también se incluye en la impresión de la factura...
Cuando se "Confirma" una factura pero a la hora de enviarla a VERIFACTU se obtiene por parte de la AEAT una respuesta de tipo "Rechazada" o "Aceptada con errores", el programa la vuelve a poner nuevamente en estado "Borrador" para poder hacer las correcciones necesarias y volver a enviarla a VERIFACTU, Pero también existen algunos casos puntuales en los que la factura no se puede enviar a VERIFACTU o no se obtiene una respuesta de "Aceptada" o "Rechazada", por ejemplo, porque el certificado seleccionado no es admitido por la AEAT, con lo que, al estar marcada como "Confirmada", el programa tampoco permite modificar o eliminar esa factura y esa factura quedaría indefinidamente en la cola de envío. Si el programa detecta uno de estos casos y ya se ha reintentado tres veces su remisión a VERIFACTU, en ese caso el programa activa un botón en la factura (solapa "Datos generales") con el título "Volver a borrador" que permite que el usuario pueda desbloquear esa factura para intentar corregirla y volver a transmitirla a VERIFACTU o eliminarla.Todas las modificaciones o el borrado de datos queda registradas en el "Histórico" de facturas.
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