Datos de facturación periódica - Edición de datos

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En otros puntos de esta documentación se explica el funcionamiento de los ficheros de clientes y conceptos a facturar; en este apartado se introducirá otro aspecto necesario y que relaciona los dos anteriores, es decir, la asignación de los conceptos que hay que facturar a cada cliente y la periodicidad con la que hay que facturar cada concepto a los diferentes clientes. En definitiva, se trata de definir de antemano y de una sola vez, todos los datos necesarios para que el programa pueda realizar de forma automática la generación de facturas y recibos.

 

Al elegir esta opción, se ha de seleccionar primero el Emisor y luego el Cliente al que se pretende definir su facturación. Para realizar esta selección el programa muestra un "browser" del fichero o lista de emisores y clientes y haciendo doble click con el ratón o pulsando sobre el registro resaltado se podrá acceder a sus datos.

 

Una vez seleccionado el cliente se accede a una base de datos en la que se registrarán los conceptos que se deben facturar a este cliente y la periodicidad con la que se facturarán dichos conceptos.

 

El funcionamiento de este fichero se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y no difiere de las restantes bases de datos utilizadas en el programa. Básicamente el trabajo con este tipo de ficheros se reduce a las operaciones habituales de inserción, modificación y borrado de los registros existentes en el fichero.

 

La ficha de datos de facturación periódica registra la siguiente información:

 

Concepto: en esta casilla se selecciona el concepto o servicio que debe facturarse periódicamente al cliente que se ha seleccionado al entrar en este apartado. Los conceptos a facturar automáticamente deben estar grabados en el fichero de conceptos que incorpora el programa. Desde esta casilla se puede acceder al fichero de conceptos para elegir el concepto que ha de facturarse o para dar de alta un nuevo concepto. Esta selección se puede realizar haciendo clik con el ratón sobre el botón que aparece a la derecha de la ventana o bien, escribiendo el código del concepto en la parte izquierda de esta casilla. Por cualquiera de ambos métodos se entrará en el fichero de conceptos  para seleccionar  o insertar un concepto. Si el concepto que se desea facturar ya está dado de alta en el fichero sólo será necesario localizarlo recorriendo el listado (browser) de conceptos y pulsando la tecla o haciendo doble click con el ratón sobre el concepto a facturar.

 

Importe unidad: el importe del concepto será normalmente el que se ha asignado en el fichero de conceptos, no obstante, también es posible asignar un precio distinto para cada cliente marcando la casilla "Asignar precio especial".

 

Asignar precio especial: como se indicaba en el punto anterior, esta casilla permite modificar el precio que tiene este concepto (en el fichero de conceptos) y asignarle un importe distinto para este cliente. Al activar esta casilla el programa permite acceder a la de "Importe" y modificar su precio.

 

Nº de unidades: este campo es de cumplimentación obligatoria para realizar la facturación de este concepto.

 

% Descuento: el porcentaje introducido se descontará del precio del concepto quedando reflejado en la factura.

 

Serie factura: en esta casilla se debe elegir la serie de factura por la que se va a facturar este concepto; el programa permite trabajar con seis posibles series para cada emisor (A, B, C, D, E y F).

 

Periodo: se introducirá el número de meses o periodos (tipos de facturación) que han de transcurrir desde la última fecha en la que se ha facturado este concepto. Por ejemplo, si en un concepto se ha establecido como tipo de facturación el mes de ENERO y se quiere facturar cada tres meses, como periodo se debería introducir el número 3 y de esta forma al solicitar el mes de ABRIL se volvería a facturar este concepto. Este dato sólo se tiene en cuenta en los tipos de facturación que corresponden a los meses del año; en conceptos como PENDIENTE y otros conceptos que puede definir el usuario no se consideran y se factura.

 

Tipo de facturación: en este punto se debe elegir el mes o periodo en el que se ha de facturar este concepto. Si el tipo de facturación corresponde con un mes del año es necesario cumplimentar también los campos PERIODO y EJERCICIO. En el apartado "Datos auxiliares", "Tipos de facturación" puede encontrar más información sobre este campo.

 

Ejercicio: esta casilla debe cumplimentarse cuando el tipo de facturación elegido corresponde con un mes del año para que el programa pueda ir automáticamente avanzando el mes y el año en el que debe facturarse la próxima vez este concepto según su periodo.

 

Ultimo nº de factura: este campo es meramente informativo y en él se muestra el número de la última factura en la que se facturó automáticamente este concepto.

 

Facturar solo en determinados periodos. En algunos casos se quieren facturar conceptos solo en un determinado rango de fechas y ese período se  puede configurar en las casillas "Fecha inicial" y "Fecha final". Por ejemplo, si queremos aplicar un descuento a los nuevos clientes pero solo durante los tres primeros meses. En ese caso se puede programar un concepto con ese descuento y establecerle una fecha inicial y final de aplicación para que el programa ya no lo siga aplicando cuando transcurran esos primeros meses.

 

A la hora de generar las facturas automáticamente desde el apartado "Facturación", "Facturas emitidas", "Generar facturas", el programa va a comprobar si la "Fecha de las facturas" indicada en el proceso de generar las facturas está dentro del rango de fechas configurado en "Datos de facturación perioódica" y solo emitirá la factura de aquellos conceptos que correspondan al rango de fechas configurado.

 

Esta opción de acotar la generación de facturas en un período de fechas determinado es algo opcional. Si no se introducen estas fechas inicial y final, el programa emitirá la factura indefinidamente mientras se cumplan las otras condiciones: Ejercicio, Serie y Tipo de facturación,

 

La casilla "Repetir cada ejercicio" va ligada a las fechas inicial y final que se explicaban en los párrafos anteriores y permiten dejar configurado un concepto para ser facturado durante un rango de fechas de cada ejercicio pero que se va a repetir todos los años.

 

En la parte superior de la ventana de "Datos de facturación periódica" existe un botón con el título "Trasladar conceptos de facturación de otro cliente", que permite copiar al cliente seleccionado todos los conceptos programados para facturar previamente a cualquier otro cliente. Este proceso puede agilizar la configuración de conceptos a facturar cuando ya existen otros clientes que tienen asignados los mismos conceptos que se desean configurar para el cliente actual.