Gestión de facturas recibidas

En este apartado se gestiona el fichero de facturas recibidas de cada emisor. Desde este punto es posible visualizar las facturas existentes en ficheros, realizar cualquier modificación sobre ellas e introducir nuevas facturas.

Al entrar en este proceso se solicita la selección del emisor o empresa con la que se desea trabajar. Para seleccionar el emisor se puede hacer click con el ratón sobre la línea donde aparecen los datos de dicho emisor o bien situar el cursor (línea resaltada en el browser o lista de emisores) sobre el emisor requerido y pulsar la tecla

Tras elegir el emisor se mostrará en pantalla el fichero de facturas o libro registro de facturas recibidas. Los datos de cada factura se presentan en una línea de esta ventana o browser.

El funcionamiento del fichero de facturas recibidas, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.

Cuando se introducen o se modifican los datos de una factura se despliega en pantalla una ventana que en su parte superior tiene varias solapas o carpetas en las que se agrupan los datos del proveedor, tipo de operación, totales de la factura, etc. Para desplazarse por estas carpetas se puede hacer click con el ratón sobre las solapas que estas carpetas tienen en la parte superior o bien pulsando las teclas

. En la parte inferior de la ventana de cada factura se muestran las líneas o artículos que conforman dicha factura. La factura puede tener un número ilimitado de líneas puesto que estos artículos y textos se guardan en una base de datos.

En los siguientes párrafos se detallan los datos solicitados en la ventana de facturas emitidas. La parte superior de la ventana está distribuida en varias carpetas o solapas: Datos generales, Retención/Tipo de operación, Totales, Enlaces externos y Texto.

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Nombre y datos del proveedor: desde las casillas de Nombre, Razón social o NIF se accede al fichero de proveedores para seleccionar un proveedor existente o introducir los datos de un nuevo proveedor. La selección del proveedor se puede realizar pulsando el botón

que figura en la parte derecha de estas casillas o bien escribiendo directamente su nombre o NIF.

•	Fecha: en este campo se introducirá la fecha de la factura. Es posible escribir los dígitos y barras separadoras de las fechas o pulsar sobre el botón que hay a la derecha de la casilla y que despliega un calendario para la selección de la fecha.

•	Número: el programa reserva hasta un máximo de 10 dígitos para introducir el nº de la factura. En la ficha de datos del emisor se puede activar un contador automático que vaya numerando las facturas automáticamente.

•	Forma de pago: en esta casilla se puede seleccionar y registrar la forma de pago utilizada en cada factura. Además de cuentas bancarias, también se pueden establecer otras formas de pago: contado, cheque, etc. en el apartado "Ficheros", Forma de pago.

•	Pagada: el programa utiliza este indicador para controlar si la factura está pagada. Este indicador debe activarlo o desactivarlo manualmente el usuario.

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Factura rectificativa: esta casilla se marcará cuando la factura recibida sea una factura rectificativa que modifica alguna factura anterior. Cuando se marque esta casilla se deberán cumplimentar también los datos de la factura anterior en la solapa "Rectificativa". Este tipo de facturas se mostrarán en la pantalla del libro registro con letras en color violeta para hacer más fácil su identifcación. En el apartado Rectificación de facturas de esta documentación puede encontrar más información sobre las facturas rectificativas.

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Factura rectificada: esta casilla se marcará cuando la factura haya sido corregida mediante otra factura rectificativa posterior. De esta forma se pueden controlar y totalizar adecuadamente tanto las facturas rectificativas como las rectificadas. Las facturas rectificadas se mostrarán en la pantalla del libro registro con letras en color rojo para hacer más fácil su identifcación. En el apartado "Rectificación de facturas" puede encontrar más información sobre las facturas rectificadas.

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Tipo de operación: al introducir cada factura pude asignarse el tipo de operación o tipo de gasto al que corresponde la factura de forma que luego sea fácil el traslado de los resultados a las declaraciones de IVA / IGIC o IRPF utilizando, por ejemplo, las opciones de exportar datos al programa Iranon Gestión Fiscal.

•	Retención: en este apartado se puede introducir el porcentaje de retención aplicado e identificar la clave y subclave de retención al que corresponde. Esta clasificación facilitará luego el traslado automático de datos a declaraciones como el 190, 180, etc. en el programa Iranon Gestión Fiscal.

En esta carpeta se muestran las cuotas resultantes de aplicar los distintos tipos de IVA o IGIC que se pueden dar en la factura. También se mostrarán las cuotas de Recargo de Equivalencia en el caso de que la factura incluya cuotas de este régimen. Estos totales se van actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura.

En esta carpeta de la factura se establecen algunos datos que el programa necesitará en el caso de utilizar las funciones de exportar información a otras aplicaciones. En dichas funciones de exportación el programa genera automáticamente los asientos contables que luego se se podrán incorporar en algunos programas de contabilidad con los que esta aplicación se enlaza.

En esta opción se solicitan los datos necesarios para generar los asientos contables correspondientes a los PAGOS:

•	Pago exportado: en esta casilla se registra si un pago ya ha sido exportado a contabilidad para evitar la creación de asientos duplicados en el caso de que se importen nuevos datos

•	Cuenta: código de la cuenta en la que se han de reflejar los pagos en contabilidad. Es aconsejable que este número de cuenta tenga siempre el mismo nº de dígitos o mismo nivel de desglose que tenga en su programa de contabilidad.

•	Descripción: en esta casilla se fija el texto o descripción identificativo del pago que se reflejará en los asientos.

En este apartado se pueden registrar anotaciones o comentarios que se deseen guardar con la factura. El texto introducido en este campo puede tener cualquier longitud, no estando limitado a un tamaño concreto. Este texto puede imprimirse en la factura.

Esta solapa de la ficha de facturas recibidas registra algunos datos identificativos de la factura original a la que corresponde la factura rectificativa que se está registrando. Se solicita el número de factura original, serie, fecha de emisión y descripción o causa por la que se emite la factura actual que rectifica a esa factura anterior.

En esta pestaña de la factura se agrupan varias funciones para registrar en el programa las facturas digitales o facturas electrónicas recibidas. Las facturas electrónicas no son más que las facturas grabadas en ficheros informáticos y firmadas mediante un certificado digital para autentificar su procedencia.

Esta solapa tiene los siguientes botones y funciones para gestionar las facturas electrónicas (e-Factura) que permiten reemplazar a las tradicionales facturas en papel:

•	Botón "Leer de fichero": este botón permite leer una factura electrónica que ha podido remitir un proveedor y registrarla en el programa IrFac. Por defecto se intentan leer ficheros con extensión ".f64" aunque se puede seleccionar cualquier archivo que contenga la factura electrónica.

•	"Verificar factura": esta opción permite verificar la firma y ver los datos del certificado digital con el que se ha realizado su firma. Para verificar la validez del Certificado digital con el que se haya firmado la factura se utilizan los servicios web facilitados por la Agencia Tributaria.

•	"Visualizar factura": con este botón se intentará abrir y visualizar el fichero de la factura electrónica. El fichero se intentará visualizar en el programa que esté configurado por defecto en el sistema operativo para visualizar cada tipo de ficheros.

•	"Guardar a fichero": esta opción permite grabar en un fichero externo el fichero original de la factura electrónica que previamente se había registrado en la base de datos del programa IrFac.

•	"Eliminar la factura": mediante este botón se puede borrar de la base de datos del programa IrFAC la factura digital almacenada anteriormente con los restantes datos de la factura que maneja el programa Iranon.

En la zona inferior de la ventana se introducen y muestran las líneas o artículos que conforman la factura. La introducción, modificación y borrado de las líneas de la factura se realiza con los botones que aparecen sobre estas líneas y que ejecutan las mismas funciones que se utilizan para gestionar todos los ficheros de datos del programa y que se explican en el apartado Bases de datos de esta documentación. Al situar el cursor del ratón sobre los botones se muestran indicaciones de las operaciones que ejecuta cada icono. Estas operaciones también se pueden ejecutar mediante el teclado, por ejemplo, para añadir una línea nueva se puede usar el botón correspondiente o pulsar la tecla

, para modificar una línea existente puede utilizar la tecla

y para borrar una línea

En la ventana que se despliega al introducir o modificar una línea de factura se solicitan todos los datos relativos a ese artículo de la factura. Se puede seleccionar una línea de la factura eligiendo un artículo en el fichero de artículos o incluso introducirlo en dicho fichero mientras se está realizando una factura. Este será el proceso habitual cuando se trate de un artículo que se factura habitualmente y que por ello interesa guardar en el fichero de conceptos. Sin embargo, en otras ocasiones se precisa registrar facturas que incluyen artículos no habituales o que no interesa dar de alta en el fichero de artículos; en estos casos se puede utilizar la casilla "Descripción" para introducir libremente líneas de texto en la factura.