Gestión de facturas emitidas

En este apartado se gestiona el fichero de facturas emitidas por cada emisor. Desde este punto es posible visualizar las facturas existentes en ficheros, realizar cualquier modificación sobre ellas o introducir facturas manualmente.

Al entrar en este proceso se solicita la selección del emisor con el que se desea trabajar. Para seleccionar el emisor se puede hacer click con el ratón sobre la línea donde aparecen los datos de dicho emisor o bien situar el cursor (línea resaltada en el browser o lista de emisores) sobre el emisor requerido y pulsar la tecla

Tras elegir el emisor se mostrará en pantalla el fichero de facturas o libro registro de facturas emitidas. Los datos de cada factura se presentan en una línea de esta ventana o browser.

El funcionamiento del fichero de facturas emitidas, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.

Cuando se introducen o se modifican los datos de una factura se despliega en pantalla una ventana que en su parte superior tiene varias solapas o carpetas en las que se agrupan los datos del cliente, totales de la factura, etc. Para desplazarse por estas carpetas se puede hacer click con el ratón sobre las solapas que estas carpetas tienen en la parte superior o bien pulsando las teclas

. En la parte inferior de la ventana de cada factura se muestran las líneas o conceptos que conforman dicha factura. La factura puede tener cualquier número de líneas puesto que estos conceptos se almacenan en una base de datos.

En los siguientes párrafos se detallan los datos solicitados en la ventana de facturas emitidas. La parte superior de la ventana está distribuida en varias carpetas o solapas: "Datos generales", "Totales", "Enlaces externos", "Texto", "Provisión de fondos", "Rectificativa", "e-Factura", "Notas cliente" y "Domic 19.44". En los siguientes párrafos se detalla el contenido y funcionamiento de estas solapas existentes en la pantalla de las facturas.

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Nombre y datos del cliente: desde las casillas de Nombre, Razón social o NIF se accede al fichero de clientes para seleccionar un cliente existente o introducir los datos de un nuevo cliente. La selección del cliente se puede realizar pulsando el botón

que figura en la parte derecha de estas casillas o bien escribiendo directamente su nombre o NIF.

•	Fecha: en este campo se introducirá la fecha de emisión de la factura. Es posible escribir los dígitos y barras separadoras de las fechas o pulsar sobre el botón que hay a la derecha de la casilla y que despliega un calendario para la selección de la fecha.

•	Serie: en este campo se elegirá la serie a la que pertenece la factura emitida. El programa controla seis posibles series para cada emisor (series: A, B, C, D, E y F) además de una serie especial para registrar las facturas rectificativas (serie R).

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Número: el número de factura puede tener en el programa una longitud máxima de 10 dígitos. Si el usuario graba la factura sin cumplimentar esta casilla, el propio programa se encargará de asignarle el próximo número de factura que corresponda a la serie elegida. El contador que registra el próximo número de factura será luego incrementado en uno para mantenerlo siempre actualizado. Estos contadores son independientes para cada serie de facturación y se pueden fijar y revisar en la ficha de datos del emisor. Si el usuario introduce un nº de factura manualmente, el programa lo aceptará aunque en ese caso el contador que hay en la ficha del emisor no se actualizará. Tanto si el número de factura se introduce manualmente como si es asignado de forma automática por el programa, antes de guardar la factura en ficheros el programa revisará que ese número no exista en el año al que pertenece la factura. Si se produce una duplicidad de números en el mismo año el programa preguntará la opción a seguir: incrementar en uno el número de factura o anular el proceso.

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Forma de pago: en esta casilla se puede elegir la cuenta bancaria o forma de pago del emisor a través de la que se va a cobrar la factura. Además de cuentas bancarias también se pueden establecer otras formas de pago: contado, cheque, etc. en el apartado "Ficheros", Forma de pago. La forma de pago se puede establecer también en la ficha de datos de cada cliente asignándose de esta forma en las facturas generadas automáticamente.

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Código cuenta Cliente: en esta casilla se indicará el número de cuenta bancaria del cliente que se utilizará por ejemplo en la domiciliación de recibos. Al seleccionar el cliente se copia automáticamente la primera de las tres posibles cuentas bancarias del cliente que puede registrar cada emisor. También es posible seleccionar manualmente las otras dos cuentas del cliente o incluso escribir manualmente otro número de cuenta.

•	Pagada: el programa utiliza este indicador para controlar si la factura está pagada. Esta casilla se puede activar o desactivar manualmente aunque también es posible pedirle al programa que marque automáticamente al generar la remesa de recibos para el banco y en otros procesos del programa.

•	Total pagado: en esta casilla se puede anotar el importe cobrado o ingresado cuando el total facturado no se cobra en su totalidad. De esta forma se pueden solicitar luego informes para controlar la parte pagada y la parte pendiente de cobrar de las facturas.

•	Total factura: esta casilla informa en todo momento del importe total de la factura. Este importe es la suma de todos los importes parciales más el IVA o IGIC. Esta casilla se va actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura.

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Total a pagar: igual que la casilla anterior este campo indica el total a pagar de la factura que se está editando. El total a pagar está formado por la suma de los importes parciales de cada concepto, más la cuota de IVA/IGIC, menos la cuota de retención, más los suplidos y menos las provisiones de fondos que puedan existir en la factura. Esta casilla se va actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura.

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Factura rectificada: esta casilla se marcará cuando la factura haya sido corregida mediante otra factura rectificativa posterior. De esta forma se pueden controlar y totalizar adecuadamente tanto ls facturas rectificativas como las rectificadas. Este tipo de facturas se mostrarán en la pantalla del libro registro con letras en color rojo para hacer más fácil su identifcación. En el apartado "Rectificación de facturas" de esta documentación puede encontrar más información sobre las facturas rectificativas y rectificadas.

En esta carpeta se muestran las cuotas resultantes de aplicar los distintos tipos de IVA o IGIC que se pueden dar en la factura. También se mostrarán las cuotas de Recargo de Equivalencia en el caso de que el emisor trabaje con este régimen. Otros datos que se presentan en esta pantalla son la base, el tipo y el importe de la retención aplicada y también los suplidos introducidos en la factura. Estos totales se van actualizando automáticamente a medida que se introducen o modifican líneas de la factura.

En esta carpeta de la factura se establecen algunos datos que el programa necesitará en el caso de utilizar las funciones de exportar información a otras aplicaciones. En dichas funciones de exportación el programa genera automáticamente los asientos contables que luego se se podrán incorporar en algunos programas de contabilidad con los que esta aplicación se enlaza.

Para generar los asientos de VENTAS es necesario cumplimentar la siguiente información:

•	Factura exportada: con este indicador se pueden seleccionar las facturas que deben exportarse a contabilidad. Por defecto, el programa activa esta casilla en todas las facturas que se generen de forma automática o se introduzcan manualmente.

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Cuenta de ventas: en este punto debe introducirse el código de la cuenta contable correspondiente a las ventas que se utilizará en el asiento. Este número de cuenta se copiará automáticamente desde la ficha de datos del emisor si se ha cumplimentado en dicha ficha. Es aconsejable que el número de cuenta tenga el mismo nº de dígitos que tenga en su programa de contabilidad.

También se solicitan algunos datos para generar los asientos contables correspondientes a los PAGOS:

•	Cuenta: código de la cuenta en la que se han de reflejar los pagos en contabilidad. Es aconsejable que este número de cuenta tenga siempre el mismo nº de dígitos o mismo nivel de desglose que tenga en su programa de contabilidad.

En este apartado se pueden registrar anotaciones o comentarios que se deseen guardar con la factura. El texto introducido en este campo puede tener cualquier longitud, no estando limitado a un tamaño concreto. Este texto puede imprimirse en la factura.

Esta carpeta guarda el importe aplicado en la factura correspondiente a provisiones de fondos o anticipos recibidos. Pulsando sobre el botón

que aparece a la izquierda de esta ventana se puede acceder al fichero de provisiones de fondos para seleccionar o introducir la provisión que se debe descontar de esta factura. En la casilla "Aplicar" que existe en esta ventana se puede especificar el importe de la provisión que se desea descontar de esta factura. Si el importe indicado es inferior a la provisión que ha aportado el cliente, el resto del anticipo se irá descontando en las próximas facturas que se emitan al cliente en la ficha de la provisión.

En la factura también quedan reflejados todos los datos de la provisión que se ha aplicado. El programa sólo contempla el descuento de una provisión por factura en el caso de que el cliente tuviese varias provisiones pendientes de descontar. Si una provisión no se puede descontar en una sola factura el importe restante quedará pendiente y se irá descontando en las siguientes facturas que se emitan a dicho cliente (siempre que dichas facturas se creen mediante "Generar facturas" y en la provisión esté marcada la casilla "Aplicación automática"). Si la provisión entregada por el cliente es superior al importe de la factura, el programa intentará aplicar por defecto el máximo posible (total a pagar de la factura) pero el usuario puede corregir ese importe en la propia factura y poner la totalidad de provisión con lo que la factura resultaría con un total a pagar negativo.

Cuando sea necesaria la expedición de una factura rectificativa para corregir alguna factura emitida con anterioridad será necesario cumplimentar los datos de la solapa "Rectificativa". En este apartado se registran los datos de la factura anterior o factura rectificada. Básicamente se indicará el número, serie, fecha, bases imponibles y cuotras y el motivo de la rectificación.

También se puede especificar un importe a cobrar en caso de domiciliación bancaria difernete al Total de la factura rectificativa. El importe indicado en esta casilla será el que se emita al cobro en los recibos bancarios. La finalidad de esta casilla es la de poder regularizar manualmente el importe a cobrar en aquellos casos en los que ya se ha cobrado la factura original o una parte de su importe, o cuando se deban cargar al cliente gastos bancarios por la devolución de recibos, etc.

En esta pestaña de la factura se agrupan varias funciones para emitir y registrar las facturas digitales o facturas electrónicas que no son más que las facturas grabadas en ficheros informáticos y firmadas mediante un certificado digital.

El programa genera las facturas electrónicas en formato PDF para ser luego firmadas mediante el correspondiente Certificado digital del emisor y proceder luego a su envío a través de Internet.

En esta solapa también existe una casilla para seleccionar el formato de impresión de las facturas: impresión en papel, envío a través de correo electrónico (e-mail) o publicación en un servidor FTP (para publicarlas en Internet u otras redes. En la ficha de datos del emisor se puede configurar la dirección del servidor ftp, el nombre de usuario y la contraseña de conexión que se precise para realizar su publicación).

Esta solapa tiene los siguientes botones y funciones para generar y gestionar las facturas electrónicas (e-Factura) que permiten reemplazar a las tradicionales facturas en papel:

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Casilla "Emitir factura electrónica a este cliente". Esta casilla debería marcarse si se desea emitir la factura en formato electrónico. Si las facturas de un cliente se van a emitir siempre en formato electrónico, se puede señalar esta misma casilla pero en la ficha de datos del cliente para que ya se marquen automáticamente con esa modalidad todas las facturas que se realicen para dicho cliente.

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Botón "Crear e-factura": este botón permite grabar en formato electrónico la factura y realizar su firma mediante un Certificado digital para garantizar su autenticidad al receptor de la misma. El programa IrFAC graba la factura en formato PDF (requiere que esté instalada la impresora virtual IrPDF de Iranon) y realiza su firma posteriormente mediante un certificado digital o DNI electrónico. Se utilizan los servicios web facilitados por la Agencia Tributaria para realizar la firma. Una vez firmada la factura, se obtiene un fichero con extensión ".f64" que contiene la factura en formato PDF y la firma digital.

•	"Eliminar la factura": mediante este botón se puede borrar de la base de datos del programa IrFAC la factura digital almacenada anteriormente y que está grabada con los restantes datos de la factura que maneja el programa.

En esta solapa se pueden ver las "notas" o anotaciones que se han podido grabar en la ficha del cliente. Desde esta pestaña sólo se visualizan esas anotaciones pero para escribir cualquier dato en ese bloc de notas es necesario abrir la ficha del Cliente y pulsar la tecla

para acceder al "bloc de notas".

En la ventana de entrada o modificación de las facturas se ha añadido una nueva solapa con el título "SEPA" para configurar algunos datos que se necesitan en le emisión de recibos.

Se trata de casillas que permiten identificar la categoría o propósito del adeudo. Estas clasificaciones son de cumplimentación opcional:

Los datos incluidos en esta solapa se pueden configurar también con antelación a realizar las facturas, cuando se definen las FORMAS DE PAGO en la ficha del Emisor o en la ficha del Cliente en la solapa donde se configuran las cuentas bancarias. Al realizar facturas y seleccionar una determinada forma de pago, el programa traslada automáticamente a estas casillas las mismas opciones que se hayan seleccionado en la ficha de forma de pago.

Puede consultar también el apartado "Adaptación a las normas SEPA" de esta documentación para ampliar la información relativa a los códigos IBAN, BIC/SWIFT, mandatos y otras cuestiones relativas a la adaptación a las normas SEPA que son necsarias para la emisión de adeudos a partir del 1 de febrero de 2014.

En la zona inferior de la ventana se introducen y muestran las líneas o conceptos que forman la factura. La introducción, modificación y borrado de las líneas de la factura se realiza con los botones que aparecen sobre estas líneas y que ejecutan las mismas funciones que se utilizan para gestionar todos los ficheros de datos del programa y que se explican en el apartado Bases de datos de esta documentación. Al situar el cursor del ratón sobre los botones se muestran indicaciones de las operaciones que ejecuta cada icono. Estas operaciones también se pueden ejecutar mediante el teclado, por ejemplo, para añadir una línea nueva se puede usar el botón correspondiente o pulsar la tecla

, para modificar una línea existente puede utilizar la tecla

y para borrar una línea

En la ventana que se despliega al introducir o modificar una línea de factura se solicitan todos los datos relativos a ese concepto de la factura. Se puede seleccionar un concepto de los definidos en el fichero de conceptos o incluso introducirlo en dicho fichero mientras se está realizando una factura. Este será el proceso habitual cuando se trate de un concepto que se factura habitualmente y que por ello interesa guardar en el fichero de conceptos. Sin embargo, en otras ocasiones se precisa facturar conceptos no habituales o que no interesa dar de alta en el fichero de conceptos; en estos casos se puede utilizar la casilla "Descripción" para introducir libremente líneas de texto en la factura.

Cuando se introducen manualmente facturas emitidas y se crean lineas de factura, el programa memoriza el último número de unidades introducido y al ir añadiendo nuevas líneas de factura ya saldrá por defecto cumplimentado el número de unidades introducido anteriormente.

El programa ofrece la posibilidad de enviar por correo electrónico las facturas en formato PDF. El envío de facturas se realiza al e-mail que esté especificado en la ficha del cliente.

En la pantalla de las facturas emitidas existe un botón

para realizar el envío de la factura por e-mail.

El cliente recibirá un mensaje con la factura grabada en un fichero adjunto en formato PDF que podrá ver e imprimir mediante Acrobat Reader o cualquier otro visor de ficheros PDF.

Existe la posibilidad de realizar el envío de los mensajes a través de su programa de correo electrónico habitual: Thunderbird, Mozilla, Outlook, Outlook Express, etc. (marcando la casilla "Utilizar el correo del sistema operativo"). De esta forma los mensajes quedan registrados también en la "bandeja de salida" de su programa de correo electrónico), o bien, dejar que sea el propio programa Facturación el que realice el envío (en este último caso los mensajes salen directamente desde Facturación al servidor de correo y, por tanto, no queda registro del envío en el cliente de correo del sistema (esta última opción no servirá en aquellos proveedores de correo que requieren el envío mediante "autentificación de correo saliente").

Para poder llevar a cabo el envío de facturas por e-mail es necesario facilitar al programa la información de la cuenta de correo que necesita para enviar mensajes. Esto se realiza en la opción "Ficheros", "Configuración del programa", "Correo electrónico". En el apartado "Configuración del correo electrónico" de esta documentación puede consultar las opciones de configuración del envío de e-mails en el programa.

La cuenta de correo electrónico del cliente a la que se remitirá la factura es la cuenta que figure en la casilla "e-mail" de la ficha de datos del Cliente.

En la ficha de datos del Emisor es posible configurar algunos aspectos de este formato como son la inclusión de una imagen o logotipo, la impresión de una línea en el pie de página o la impresión de los datos del emisor.

Estos puntos se configuran en la ficha del Emisor, en el apartado "Facturación", "Configuración adicional del formato de facturas por correo electrónico". En este apartado se pueden configurar algunos aspectos del diseño de factura que se puede enviar por e-mail en formato PDF.

•	Es posible indicar un texto que aparecerá al pie de página de la factura. Este punto puede ser útil para imprimir por ejemplo los datos registrales del emisor. Esta línea se escribe en letra pequeña (7 puntos).

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En otro punto de este apartado se puede seleccionar una imagen o logotipo que saldrá en la parte superior derecha de la factura. El programa admite ficheros de imagen en formato "bmp", "jpg" y "gif". Esta imagen se mostrará ajustada a un recuadro de 338x143 pixels. Es aconsejable que los ficheros de imagen utilizados tengan un tamaño no demasiado grande puesto que cuando mayor sea su tamaño, más tardará en procesarse el envío por e-mail o su posterior impresión.

Estos datos que se configuran en la ficha del Emisor sólo se usarán cuando se utilice el formato de impresión de facturas por defecto. Si el usuario ha seleccionado algún formato de impresión de facturas diferente, esta configuración no tendrá efecto.

Las facturas en formato PDF que se envían por e-mail quedan archivadas en la carpeta WEB del directorio del programa (normalmente "C:\Archivos de programa\iranonfiscal\web"). Cada factura se guarda en un fichero PDF con la siguiente nomenclatura: "serie_año_nº-de-factura.pdf". Así por ejemplo el fichero: "A_2005_25.pdf" correspondería con la factura número 25 de la serie "A" y del ejercicio 2005.